Электронный документооборот в организациях госсектора и централизованной бухгалтерии в 2025 году

Реформа и регламентированные требования электронного документооборота в организациях госсектора.

• Первичные документы и регистры — регламентированный порядок в 2025 году.
  • Этапы реализуемой реформы ЭДО и ключевые требования к применению ЭДО для оформления событий хозяйственной деятельности.
  • Актуальный порядок оформления первичными документами хозяйственных событий и бухгалтерских операций в связи с завершением внедрения Федеральных стандартов учета и обновлением Приказов Минфина (52н и 61н). Нормативный базис электронного документооборота.
  • Обязательные и вариативные требования Минфин по оформлению первичных документов в бумажном или электронном виде.
  • Запланированные Минфин на 2024-2027 годы обновления правил документооборота. Стандартизация документооборота.
• Обзор функциональных и содержательных отличий первичных документов и регистров в электронной и бумажной форме.
  • Новые реквизиты первичных документов при использовании форм ЭДО. Идентификатор контрагента, код возврата объекта и т.д.
  • Полный, частичный и упрощенный ЭДО. Возможности выбора субъектом учета применяемых форм документов. Ответственность учреждения.
  • Особенности требований Приказов № 52н и № 61н. Позиция Минфин и проверяющих по применению электронного документооборота.
  • Особенности применения ЭДО в организациях госсектора, передавших полномочия по ведению учета в централизованную бухгалтерию.
  • Прикладные особенности организации электронного документооборота. Практические решения для ЭДО. Составление и хранение электронных первичных документов. ЭЦП и простая подпись. Сложные модели внедрения ЭДО (терминальное решение, распределение ролей и т.п.).
• Перечень и особенности отдельных электронных первичных документов. Процедуры учета и особенности применения ЭДО.
  • Электронные документы для операций поступления и выбытия нефинансовых активов. Влияние ЭДО на поступление НФА с учетом требований по отражению отложенных обязательств и капитальных вложений. Использование ЭДО для формирования управленческой информации.
  • Электронные документы для операций с дебиторской и кредиторской задолженностью. Усложнение требований к управлению задолженностью.
  • Электронные документы для начисления бюджетных и внебюджетных доходов. Извещения с условием и без условия.
  • Электронные документы инвентаризации. Изменение механизма инвентаризации в 2024 году. Особенности инвентаризации для ЦБ.
• Новый этап внедрения электронного документооборота в бухгалтерии в 2025 году.
  • Новые требования к ЭДО. Изменение потребности в квалифицированных электронных подписях. Эталонные бизнес-процессы и обновленные маршруты подписания документов. Усложнение процедур поступления и выбытия нефинансовых активов и иных процедур. Необходимость проверки действующего графика документооборота для обеспечения сотрудников необходимыми подписями (в т.ч. для МОЛ).
  • Усложнение оформления поступления нефинансовых активов по обменным операциям. Три этапа формирования первичных документов поступления: Карточка учета капитальных вложений (ф. 0509211), Акт приемки товаров, работ, услуг (ф. 0510452), Решение о признании объектов нефинансовых активов (ф. 0510441). Обновленный порядок отражения капитальных вложений, в т.ч. при модернизации.
  • Усложнение оформления безвозмездной передачи имущества. Применение Акта о приеме-передаче объектов НФА (ф. 0510448)
  • Новые документы по учету материальных запасов — электронные Накладные на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов (ф. 0510450), Требования-накладные (ф. 0510451), Акт о списании материальных запасов (ф. 0510460) и прочие.
  • Новые электронные формы для инвентаризации с 2024 года. Инвентарные карточки и инвентаризационные описи и переход на них.

Применение электронного документооборота и бухгалтерский учет в учреждении.

Организационные и технические задачи при внедрении электронного документооборота.

• Порядок действий учреждения для исполнения требований законодательства по переходу на ЭДО. Единые требования к бумажному и электронному документообороту в 2025 г. Определение объема потребности учреждения в ЭЦП и простых подписях. Настройка маршрутов подписания электронных документов. Организация хранения электронных документов (электронный архив).
• Организационные вопросы и их решение для подготовки к внедрению электронного документооборота. График документооборота с ЭДО. Контроль внутренних процессов учреждения, организация взаимодействия подразделений организации и отражение процессов в ЭДО.
• Технические сложности и прикладные задачи, решаемые в процессе внедрения электронного документооборота.

Первичные электронные документы и регистры с 2023 года (с учетом рекомендаций Минфин на 2025 год).

• Общие требования и предназначение электронных первичных учетных документов. Бизнес-процессы формирования документов ЭДО.
• Перечень форм ЭДО, установленных Приказом Минфин РФ от 15 апреля 2021 г. N 61н (в части обязательных с 2023 года).
• Перечень и особенности применения ЭДО в целях начисления доходов и управления задолженностью:
  • 0510432 Извещение о начислении доходов (уточнении начисления). Обязательное использование доходов от платных услуг.
  • 0510431 Ведомость группового начисления доходов. Возможности группового начисления доходов от платных услуг физлицам.
  • 0510445 Решение о признании (восстановлении) сомнительной задолженности по доходам. Порядок признания ДЗ сомнительной.
  • 0104436 Акт о признании безнадежной к взысканию задолженности по доходам. Допустимые способы признания ДЗ безнадежной.
• Прочие формы управления задолженностью (0510437, 0510446, 0510446).
  • Перечень и особенности применения ЭДО для операций с НФА:
  • 0510441 Решение о признании объектов нефинансовых активов. Применение ф. 0510441 в увязке с иными первичными документами.
  • 0510433 Акт о консервации (расконсервации) объекта основных средств. Использование консервации для управленческого учета.
  • 0510434 Акт приема-передачи объектов, полученных в личное пользование. Особенности выдачи и возврата имущества из пользования.
  • 0510440 Решение о прекращении признания активами объектов НФА. Сложные вопросы балансового и забалансового учета.
  • Прочие формы для отражения операций с НФА (0510435 и т.д.).
• Перечень и особенности формирования ЭПУ для оформления инвентаризации (Решение о проведении инвентаризации и прочие).

Первичные электронные документы и регистры с 2025 года (с учетом рекомендаций Минфин на 2024 год).

• Перечень и особенности применения ЭДО в целях начисления доходов и управления задолженностью:
  • 0510453 Извещение о трансферте, передаваемом с условием. Применение получателем и отправителем субсидии. Исполнение ГЗ.
• Перечень и особенности применения ЭДО для операций с НФА:
  • 0509211 Карточка учета капитальных вложений. Усложнение поступления НФА. От формирований капвложений до признания в учете.
  • ЭДО для передачи НФА. Акт приема-передачи НФА (ф. 0510448), Накладная на отпуск матценностей на сторону (ф. 0510458) и др.
  • ЭДО для выбытия НФА. Акты списания ОС, МЗ, транспортных средств и прочих НФА (0510454, 0510460, 0510456).

Первичные электронные документы и регистры с 2025 года (с учетом рекомендаций Минфин на 2024 год).

• Инвентаризационные описи с 2025 года (для ЦБ с 2024). Порядок применения форм описей 510464, 510465, 510466, 510467, 510468.

Учетная политика организации госсектора с учетом перехода на электронный документооборот.

Регламентированный учет и документооборот в учреждении.

• Регламентированный порядок документооборота и требования внутреннего контроля событий хозяйственной деятельности.
• Понятие и прикладное применение требований к полноте и достоверности информации в бухгалтерском учете. Минимизация рисков.
• Прикладные вопросы минимизации искажений информации и ошибок в учете посредством учетной политики и электронного документооборота.
• Унифицированные и неунифицированные формы документов. Особенности применения неунифицированных регистров для целей бухгалтерского учета. Порядок замещения классических бумажных форм документов электронными аналогами.
• Порядок составления, принятия к учету и хранения документов, в том числе в электронной форме. Обновление графика документооборота.

Обновление учетной политики с учетом перехода на электронный документооборот.

• Порядок формирования и особенности составления графика документооборота. Особенности включения электронных форм в график документооборота.
• Порядок бухгалтерского учета и прикладные вопросы организации внутреннего контроля в учреждении. Возможности ЭДО.
• Инвентаризация — порядок проведения и отражения результатов. Отражение в учетной политике правил учета дебиторской и кредиторской задолженности. Порядок списания задолженности по результатам инвентаризации расчетов с контрагентами. Новые формы ЭДО для работы с задолженностью и процедуры списания задолженности.
• Формирование в учетной политике правил учета нефинансовых активов с учетом требований СГС и обновленных правил электронной приемки с 01.07.2022 г. Порядок отражения отложенных обязательств и капитальных вложений.
• Полномочия и обязанности Комиссии по поступлению и выбытию нефинансовых активов: оценка справедливой стоимости активов, порядок обособления капитальных вложений, сроков полезного использования. Порядок поступления и выбытия ОС.

Электронный документооборот в централизованной бухгалтерии (ЦРБ).

Функции и ответственность централизованной бухгалтерии.

• Порядок передачи учреждением полномочий по ведению бюджетного (бухгалтерского) учёта централизованной бухгалтерии. Распределение ответственности за результаты деятельности между учреждением и централизованной бухгалтерией. Определение взаимоотношений с учредителями обслуживаемых учреждений.
• Организация процесса внутреннего контроля и внутреннего аудита в централизованной бухгалтерии. Разграничение зон контроля между централизованной бухгалтерией, обслуживаемыми учреждениями и ГРБС (учредителем).
• Прикладные вопросы организации электронного документооборота в централизованной бухгалтерии в соответствии с закрепленными полномочиями и распределением зон контроля в связке учредитель-ЦРБ-учреждение. Сложные вопросы типовых хозяйственных операций (поступление и выбытие нефинансовых активов, управление кредиторской и дебиторской задолженностью, инвентаризация и т.д.).

Электронный документооборот в деятельности централизованной бухгалтерии.

• Возможности цифровизации документооборота в централизованной бухгалтерии. Определение механизмов взаимодействия ЦРБ и учреждения.
• Электронный документооборот между ЦРБ и учреждением. Разграничение полномочий и ответственности лиц, участвующих в ЭДО.
• Схемы взаимодействия ЦРБ с обслуживаемым учреждением при использовании ЭДО. Формирование маршрутов движения электронных документов. Обработка ошибок и нарушений в первичных документах. Сложные вопросы внедрения и применения ЭДО.