А ваша система бюджетирования точно эффективна? Как выявить слабые места с помощью анализа

Часто в компании задумываются об анализе бюджетов, лишь когда система даёт сбой, предприятие не достигает поставленных целей, а данные в бюджетах не могут предоставить факторный анализ причин этого.

Бюджетное управление может быть неэффективным по причинам неверно выбранной модели бюджетирования, недостаточного профессионализма персонала, недостаточной гибкости выбранной стратегии бизнеса.

Но наиболее распространёнными являются две причины:

1. Нет связи между краткосрочным и долгосрочным планированием. В планах на текущий год не учтены долгосрочные цели компании и маркетинговые исследования рынка. А прогноз сделан лишь на основании статистических данных прошлых периодов и на ничем необоснованных домыслах сотрудников.
2. При построении бюджета учтены только денежные показатели, а количественные показатели не предусмотрены. В итоге прогнозные денежные суммы остаются недостаточно обоснованными и нет достаточной взаимосвязи с маркетинговыми и производственными планами организации.

Как избежать ошибок

Необходим системный подход. Прежде всего, нужно расширить зону ответственности. Она не должна ограничиваться только финансовым руководителем. Бюджетирование — это связующий процесс взаимодействия всех ключевых сотрудников и руководителей ЦФО организации. Кроме разработки бюджета своего финансового департамента, финансовый директор должен скоординировать процесс и интегрировать все бюджеты компании в один сводный бюджет.

В оптимальном варианте в бюджетный процесс нужно включить четыре компонента (Таблица 1):

• Анализ;
• Организацию;
• Учёт;
• Программно-техническое обеспечение.

Таблица 1. Компоненты бюджетного процесса

Для чего нужен аудит

Аудит — главный метод анализа системы бюджетирования. Он подразумевает сравнение установленных регламентов с реальными действиями персонала.

Случается, что в документах или статьях расходов выявляются ошибки, исправлять которые приходится в режиме дедлайна. Причина в нежизнеспособных планах, которые ставят, не учитывая регламенты или и вовсе не имея таковых.

Вместо того чтобы один раз устранить первопричину, из раза в раз приходится исправлять последствия.

Аудит поможет привести дела в порядок. Он состоит из двух основных процессов:

1. Работы с документами. Это постоянный анализ бизнес-процессов, положений о бюджетировании, финансовой структуры и т.д.
2. Опроса сотрудников, которые занимаются формированием бюджетов.

По результатам аудита можно сделать выводы о необходимости мер:

• привести положение дел в соответствие с реалиями;
• скоординировать действия сотрудников в соответствии с регламентом.

Как узнать, насколько эффективна система бюджетирования

Часто эффективность бюджета оценивают по отклонениям от бухгалтерского учёта. Что является не самым лучшим способом, поскольку на понимание отклонений может уйти несколько месяцев и что-то исправлять будет уже практически бесполезно.

Эффективности бюджета следует давать качественные и количественные оценки. Причём качественные приоритетнее.

Для диагностики системы бюджетирования можно рассчитать:

• эффективность разработанных бюджетов;
• затраты на разработку;
• успешность выполнения;
• качество используемой при составлении бюджетов информации;
• реалистичность и обоснованность бюджетных показателей.

Представьте, что в организации ведут финансовый и операционный бюджет (таблица 2)

Таблица 2. Система бюджетов

Как видите, продиагностировать данную систему можно по двум направлениям: эффективности разработанных бюджетов и организации самого процесса бюджетирования. Опираться нужно на выводы об успешности при достижении запланированных показателей и целесообразности затрат.

Система бюджетирования должна соответствовать установленным требованиям. По итогу анализа нужно сделать выводы о необходимости доработки:

• структуры бюджетов;
• методики планирования показателей;
• учётной системы.

Также нужно решить, нужно ли что-то изменить в финансовой структуре ЦФО, зонах ответственности ключевых сотрудников и т.д.

Все изменения и улучшения нужно внести в систему бюджетирования перед началом бюджетного процесса следующего периода. Оформляются они внутренними распорядительными документами, с которыми следует ознакомить всех участников бюджетного процесса.

Если компания не достигает намеченных целей и есть ключевые показатели для диагностики, анализ системы бюджетирования необходим. Он позволит грамотно скорректировать бюджетный процесс в организации, эффективно управлять ресурсами или в целом пересмотреть стратегию бизнеса.