Электронные письма — часть современной бизнес-коммуникации, способ взаимодействовать с партнёрами, ведомствами, персоналом.
Электронные письма — часть современной бизнес-коммуникации, способ взаимодействовать с партнёрами, ведомствами, персоналом.
Электронные письма — часть современной бизнес-коммуникации, способ взаимодействовать с партнёрами, ведомствами, персоналом.
Нередко от их искусности и точности зависит, рассмотрят ли партнёры ваше предложение, подпишет ли клиент контракт, будет ли согласован проект.
Деловая переписка отражает уровень профессионализма. Если специалист дружен с правилами, ему проще завоевать доверие адресата, с ним приятно решать рабочие вопросы.
В компаниях обязанности по ведению деловой переписки часто ложатся на профессиональных секретарей, ассистентов, помощников руководителя. Знание бизнес-этикета электронных сообщений — хороший бонус в копилку компетенций таких специалистов. Как вести переписку по правилам. Разберём несколько важных вопросов.
Тема должна соответствовать содержанию письма. Пропишите её так, чтобы адресат понял — спам это или нет, насколько вопрос важный и срочный. Добавьте ключевые слова, которые раскроют суть послания.
От обобщений темы: «Договор», «Счёт» лучше отказаться в пользу конкретики: «Счёт на оплату грузоперевозок. Иванов», «Договор купли-продажи. Смирнов».
Совет! Откажитесь от слов «Важно» и «Срочно». Это считается дурным тоном. Смысла содержимого они не отражают, зато могут содействовать отправке письма в спам, поскольку такими словами любят маркировать письма назойливые рекламщики-спамеры.
Важно! Не объединяйте в одном письме несколько разноплановых тем и вопросов. Это увеличивает вероятность, что адресат отложит письмо в долгий ящик, поскольку не захочет разбираться во всех вопросах сразу.
Правило: одно письмо — один информационный повод!
Можно придерживаться классической структуры текста:
Важно обратиться к адресату по имени, представиться и изложить цель письма.
Совет! Если письмо ответное, стоит обратить внимание, как отправитель обозначил ФИО в подписи. Если в поле «От кого» стоит «Владимир Смирнов», а в подписи — «Владимир Петрович Смирнов», стоит использовать обращение «Владимир Петрович».
В качестве приветствия лучше использовать конструкции: «Здравствуйте», «Доброе утро», «Добрый день» или «Добрый вечер». А вот такие популярные формы как «Приветствую» и «Доброго времени суток!» использовать не рекомендуется.
Основная часть письма должна быть лаконичной, сдержанно описывать подробности. Избегайте долгих вступлений, сложных речевых конструкций. Пишите коротко, по делу, чётко и без воды, чтобы адресат сразу вник в суть вопроса и понял, что от него хотят.
Текст следует разделить на абзацы по смыслу. В первых строчках сформулируйте главную мысль. В следующих абзацах приводите объяснения, аргументы. Конкретно формулируйте вопросы и просьбы, обозначайте, в какой срок ожидаете ответа.
В заключении оставьте призыв к действию и укажите контакты.
Важно оставить максимум информации о способах и каналах взаимодействия с компанией. В оптимальном варианте подпись в E-mail должна включать:
Начать подпись можно с одной из шаблонных фраз: «С уважением», «С наилучшими пожеланиями» и других.
Некоторые компании добавляют менее официальную подпись, отражающую сферу их работы. Например: «Уютных вам выходных!» или «Вкусного дня!» Такие подписи могут неплохо работать при отправке предложений клиентам. Но в сугубо деловой переписке прибегать к ним не рекомендуется.
Прикреплённые к письму файлы следует называть так, чтобы было понятно, что содержится внутри. Так получателю будет проще найти нужное вложение.
Используйте распространённые форматы, с открытием которых у получателя не возникнет сложностей (.doc или .xls и т. д.). Объёмные файлы лучше передать через облачные файловые хранилища, поскольку большие вложения могут блокироваться корпоративными почтовыми серверами.
При составлении делового письма нужно запомнить несколько «Не».
Два важных действия, которые необходимы перед отправкой
Проверка написанного никогда не будет лишней. Тщательно просмотрите всё, что отправляется. Перепроверьте написанное на наличие речевых, грамматических, орфографических и других ошибок. Убедитесь, что соблюдена логика повествования.
Постепенно и аккуратно добавляйте каждый электронный адрес из списка получателей. Приоритетных адресатов лучше поставить в поле «Кому», остальных добавить в графу «Копия».
Итак, с отправкой разобрались. Не забывайте своевременно отвечать на входящие письма, особенно если собеседник ждёт обратный связи в срочном порядке.
Вы сможете выбрать только актуальные для вас темы.