Единая платформа для хранения архивных электронных документов появится в России

Все федеральные ведомства должны отправлять документы в Госархив РФ в печатном виде. Это правило распространяется, в том числе и на электронные документы, подписанные электронной подписью.

В ближайшем будущем необходимость распечатывать электронные документы отпадёт. Электронные документы можно будет передать на постоянное архивное хранение онлайн без обязательной печати на бумаге. Для этих целей разрабатывается государственная информационная система «Платформа „Центр хранения электронных документов“» (Платформа «ЦХЭД»). Оператором «ЦХЭД» станет Минцифры РФ.

«ГИС «Платформа „ЦХЭД“» будет подключена к системе межведомственного электронного документооборота. Ведомства смогут направлять электронные архивные документы на хранение в Госархив и получать подтверждение о размещении в нём документов.

Направляемые на хранение документы будут защищены усиленной квалифицированную электронной подписью. А автоматический поиск значительно упростит поиск нужных документов.

Система обеспечит сохранность, целостность и пригодность документов для использования на протяжении всего срока хранения, сохранит их юридическую значимость.

Ведомства, где нет архивного модуля в системе документооборота, смогут воспользоваться облачным приложением, где можно будет временно хранить и в дальнейшем отправлять документы в «ЦХЭД».

В рамках эксперимента к ЦХЭД уже подключили 14 ведомств: Минпромторг, Минпросвещения, Минвостокразвития, Росстандарт, Ростуризм, и ряд других. До конца 2022 года количество подключённых ведомств планируют увеличить до 20.

Получить разъяснения к последним нормативным документам и практические рекомендации по организации архивного хранения электронных документов в организациях любого типа вы сможете на семинаре: «Электронный архив организации: соблюдение требований, практические вопросы организации и технического обеспечения».