График отпусков на 2025 год: что важно учесть при составлении

Не позднее чем за две недели до наступления нового календарного года, компаниям следует составить график отпусков на будущий год. В 2024 году крайняя дата — 17 декабря.

Что необходимо учесть при составлении графика, чтобы избежать типичных ошибок? Разбираем в материале.

Этапы составления графика

График обязателен как для работодателей, так и для работников (ст. 123 ТК РФ). Он регламентирует даты и сроки предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков штатных сотрудников и очерёдность их использования. При его составлении необходимо учесть пожелания сотрудников и особенности рабочего процесса.

Перед составлением графика оцените потребности в отпусках. Учитывайте штатное расписание и трудовые договоры, оставшиеся с предыдущего года.

Каждому работнику необходимо обеспечить право на отпуск, исходя из норм трудового законодательства, и предоставить его в удобное для сотрудника время. Важно помнить и об интересах компании. Распределение отпусков по месяцам должно учитывать специфику и сезонность работы. Регулируйте ситуаций, когда сотрудники хотят уйти в отпуск одновременно в периоды, на которые приходится в пик нагрузки. Это может нарушить производственные процессы.

Какие сроки отпусков предусмотрены трудовым законодательством

Минимальный срок ежегодного оплачиваемого отпуска для большинства сотрудников — 28 календарных дней. Есть категории сотрудников и профессии, для которых предусмотрен более продолжительный отпуск (таблица 1).

Таблица 1. Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска для некоторых категорий сотрудников и профессий

Кроме основного ежегодного оплачиваемого отпуска, Трудовым кодексом (ст.116 ТК.РФ) предусмотрены дополнительные отпуска:

• работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
• работникам, имеющим особый характер работы;
• работникам с ненормированным рабочим днём;
• работникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;
• в других случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами.

Дополнительный оплачиваемый отпуск также включается в график. Сотрудник может взять его отдельно или вместе с основным.

За какими сотрудниками закреплены особые права на отпуск

При составлении графика также необходимо учесть отдельные категории работников, за которыми закреплено право брать отпуск по желанию и в любое удобное для них время:

• работники в возрасте до восемнадцати лет — ст.267 ТК РФ;
• женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребёнком — ст.260 ТК РФ;
• родители (опекуны, попечители, приёмные родители), воспитывающие ребёнка-инвалида в возрасте до восемнадцати лет — ст. 262.1 ТК РФ;
• работники, у которых трое и больше детей в возрасте до 18 лет, пока младшему не исполнилось 14 лет — ст. 262.2 ТК РФ;
• по желанию мужа в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы у данного работодателя — ч. 4 ст. 123 ТК РФ;
• лица, работающие по совместительству (ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом) — ч.1 ст. 286 ТК РФ;
• один из работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях родителей (опекуну или попечителю), который сопровождает ребёнка в возрасте до 18 для поступления в образовательное учреждение среднего или высшего профессионального образования, расположенное в другой местности (при наличии двух и более детей отпуск для указанной цели предоставляется один раз для каждого ребёнка) — ч.5 ст. 322 ТК РФ;
• работники, призванные на военную службу по мобилизации или поступившие на военную службу по контракту либо заключившие контракт о добровольном содействии в выполнении задач, возложенных на Вооруженные Силы РФ или войска национальной гвардии РФ (имеют право на отпуск в удобное для них время в течение шести месяцев после возобновления действия трудового договора) — ч. 10 ст. 351.7 ТК;
• супруги военнослужащих (отпуск по их желанию предоставляется одновременно с отпуском военнослужащих. При этом продолжительность отпуска супругов военнослужащих может быть по их желанию равной продолжительности отпуска военнослужащих) — п.11 ст. 11 Закона от 27 мая 1998 № 76-ФЗ;
• сотрудники, награждённые знаками «Почётный донор России» и «Почётный донор СССР» — п.2 ч.1, ч.2 ст. 23 Закона РФ от 20 июля 2012 № 125-ФЗ.

Также право брать отпуск в удобное время закреплено:

• в Законе от 12 января 1995 № 5-ФЗ «О ветеранах» — за участниками Великой Отечественной войны, инвалидами войны, ветеранами боевых действий, в том числе получившими инвалидность, за Героями Советского Союза, Героями России, полными кавалерами ордена Славы;
• в Законе от 9 января 1997 № 5-ФЗ «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы» — за Героями Социалистического Труда и полными кавалерами ордена Трудовой Славы;
• в Законе от 15 мая 1991 № 1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС» — за сотрудниками, которые получили или перенесли лучевую болезнь и другие заболевания, которые связаны с радиацией вследствие чернобыльской катастрофы или с работами по ликвидации её последствий, инвалидами вследствие чернобыльской катастрофы, участниками ликвидации катастрофы.

Как оформить график отпусков

График отпусков можно оформить по форме № Т-7, либо утвердить свою форму. В графике укажите фамилии, имена, отчества сотрудников, периоды отпусков. Поставьте дату утверждения и подпись руководителя.

Документ необходимо согласовать с профсоюзом (при наличии в компании такого органа) и довести до сведения всех сотрудников.