Кадровое делопроизводство 2021: гид по основным изменениям

Кадровикам в 2021 году придётся столкнуться с изменениями в Трудовом, Налоговом кодексах, порядке сдаче отчётности и документирования трудовых отношения. Остановимся на ключевых изменениях подробнее.

Как вести трудовые книжки

До 31 декабря 2020 года все трудоустроенные граждане должны были выбрать, какую форму трудовой книжки они хотят иметь: бумажную или электронную (ЭТК). Для тех, кто решил сохранить бумажную форму, разрешено вести параллельно 2 документа.

Однако заявление смогли подать не все. В 2021 году при трудоустройстве нужно обратить внимание на четыре категории граждан (п. 6 ст. 2 Федерального Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

1. Сотрудники, находившиеся в отпуске
2. Временно нетрудоспособные граждане;
3. Отстраненные от работ по причинам, предусмотренным ТК РФ;
4. Граждане, имеющие трудовой стаж, но не состоявшие в трудовых отношениях по состоянию на 31 декабря 2020 года.

Данные категории граждан имеют право подать заявление об ЭТК по основному месту работы в любое время.

Для тех, кто впервые оформляет трудовые отношения в 2021 году, заводить бумажные трудовые книжки не требуется. Для новых сотрудников заводится ЭТК (п. 8 ст. 2 Федерального Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Тем, кто в прошлом году успел сделать свой выбор в пользу ЭТК, а в 2021 году решил сменить место работы — продолжать вести бумажную книжку не надо.

Как трудоустроить самозанятого

После введения налога на профессиональный доход (НПД) у работодателей появился соблазн оформлять штатных сотрудников как самозанятых, т.к. в этом случае можно сэкономить на НДФЛ и взносах.

Но в законе сказано, что документирование трудовых отношений как с самозанятыми возможно только с теми бывшими сотрудниками, которые уволились более двух лет назад (п. 1 и п. 8 ч. 2 ст. 6 Закона «О самозанятых»).

Работодатель должен заключить с самозанятым гражданско-правовой договор (ГПД). Но такая форма договора возможна только тогда, когда самозанятый привлекается к разовой работе. А если человек приходит на работу каждый день и должен находиться на рабочем месте постоянно, то с ним требуется заключать стандартный трудовой договор.

Что нужно знать об удалённой работе

Кадровикам следует проверить условия трудовых договоров на соответствие поправкам в ТК РФ об удаленной работе, и внести при необходимости заключить с сотрудниками дополнительные соглашения.

С 1 января вступили в силу поправки, введенные Федеральным законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ к гл. 49.1 ТК РФ:

• порядок удаленной работы можно зафиксировать в трудовом договоре или локальном нормативном акте;
• время общения сотрудника с работодателем по телефону или при помощи других средств связи считается рабочим;
• уволить с работы можно по всем причинам, которые предусмотрены в ТК РФ, а также если сотрудник не выходит на связь более двух рабочих дней подряд, или если он переехал в другое место и не может выполнять свои обязанности;
• подписывать трудовой договор можно при помощи электронной подписи;
• работодатель обязан предоставить сотруднику оборудование, или он может использовать свое, но в этом случае ему обязаны компенсировать расходы, связанные с его приобретением.

Временная дистанционная работа может быть или непрерывной (не более 6 месяцев), или периодической — когда идет чередование работы в офисе и дома.

В отдельных случаях можно ввести режим экстренной удалённой работы. Такой вариант предусмотрен на случаи эпидемий, пожаров, производственных аварий и прочих случаев угроз для жизни и нормальных жизненных условий, а также — на основании решения органов государственной власти или местного самоуправления.

В экстренных случаях получать согласие сотрудников на перевод и вносить изменения в трудовые договоры не требуется. Ввести экстренный режим можно принятием локального нормативного акта.

Как сдавать СЗВ-ТД

Сроки подачи формы СЗВ-ТД в 2021 году утверждены в Постановлении Правления ПФР от 25.12.2019 № 730 п:

• при приеме на работу или увольнении — на следующий день после выхода приказа;
• при других кадровых процедурах (например — переводе на другое место) — 15 числа следующего месяца.

Если количество сотрудников составляет 25 человек и больше — то сдавать СЗВ-ТД можно в электронном виде.

За непредставление СЗВ-ТД, сдачу в неполном или искажённом виде установлена административная ответственность в виде штрафа для должностных лиц в размере от 300 до 500 рублей.

Кому нужно подать заявление на стандартные вычеты

Работникам не нужно каждый год писать заявление на предоставление стандартных вычетов на себя, детей и студентов. Документ подаётся единоразово и действует на протяжении нескольких лет.

Подать заявление в 2021 году обязаны три категории сотрудников:

• те, кто в заявлении прошлого года указали конкретный период (календарный год);
• у кого изменились обстоятельства (например — родился еще один ребенок);
• те, кто устроился на новую работу в 2021 году.

Студентам каждый год следует предоставлять справку с места учёбы.

Нужно ли вносить в график отпусков новых сотрудников

Работодателю не нужно вносить в график отпусков новых сотрудников, если подобный порядок не установлен локальным актом организации.

Новый сотрудник должен написать заявление о предоставлении отпуска и согласовать его с работодателем ((ч. 1 ст. 123 ТК РФ), или к действующему графику оформляется приложение по унифицированной форме № Т-7.

Обязательный инструктаж, профотбор для водителей и другие изменения, о которых нельзя забывать

А вот ещё пять изменений, на которые кадровику стоит обратить внимание (таблица 1).

Таблица 1. Что изменилось с 1 января 2021 года

Обязательно учитывайте изменения при кадровом делопроизводстве и документировании трудовых отношений.