Система электронного документооборота (СЭД) может существенно сэкономить компании время и деньги. В этом её основное, но далеко не единственное преимущество перед стандартным документооборотом. О других плюсах ЭДО и алгоритме перехода — в нашем материале.
Зачем переходить на электронный документооборот
Направить контрагенту договор и подписать акт, подать бухгалтерскую отчётность в ФСН, можно за считаные секунды. С ЭДО гораздо меньше времени будет уходить на многие офисные операции.
Электронный документооборот — это не только удобство, для некоторых операций электронный формат предусмотрен законодательно.
В электронном формате необходимо сдавать:
-
статистическую отчётность (всем организациям и ИП, кроме субъектов МСП);
- бухгалтерскую отчётность;
- декларации по НДС (в том числе уточнённые декларации);
- 2-НДФЛ и 6-НДФЛ (при численности штата более 10 человек);
- декларацию по налогу на прибыль, УСН, ЕСХН и другим налогам (все налогоплательщики, среднесписочная численность работников которых составляет 100 и более человек);
- отчетность в ПФР и ФСС (при численности сотрудников от 25 человек).
Также ЭДО необходим на всех этапах госзакупок, при работе с прослеживаемой продукцией и товарами, подлежащими маркировке.
Второе важное преимущество — экономия. ЭДО не требует закупки бумаги, избавляет от почтовых расходов, хранить цифровые документы в архиве также можно бесплатно.
Как перейти на ЭДО
Процесс перехода можно разделить на пять шагов.
Шаг 1. Разработайте положение об ЭДО и внесите изменения в учётную политику компании
Положение об ЭДО — это документ, который регламентирует все процессы работы с документами. Кроме этого, он послужит инструкцией для персонала компании. В документ можно включить следующие ключевые моменты:
-
общие положения;
- термины и определения;
- общие сведения о системе;
- порядок доступа к системе;
- порядок применения системы;
- правила работы с документами;
- контроль исполнения документов.
Конкретных требований к оформлению положения законодательством не предусмотрено. Участники процесса могут согласовать все условия сами. Пункты положения компания также может определить самостоятельно. Главное — прописать объект соглашения, условия, договорённости и указать реквизиты участников.
Шаг 2. Постройте схему электронного документооборота
Проанализируйте порядок работы с документами, который действует в компании. Его можно взять за основу при построении схемы движения электронных документов. Действуйте по алгоритму:
-
проследите цепочки движения документов, этапы их согласования и т.п.;
- посчитайте, сколько сотрудников необходимо для работы с документами;
- назначьте ответственных за подписание и отправку документов;
- определите порядок передачи контролирующим органам информации, сведений, пояснений при проверках и т.д.
Шаг 3. Выберите систему (сервис) для организации ЭДО
С электронными документами можно работать посредством локального ПО или онлайн-сервисов.
В первом случае потребуется приобрести сервис и интегрировать его с учётной системой. Сервис ЭДО автоматизирует работу с документами и позволит работать одновременно с внутренними и внешними пользователями. ПО нужно установить и настроить на рабочих местах. Также потребуется обучить сотрудников. С помощью локального ПО вы сможете:
-
контролировать сроки передачи документов;
- планировать, ставить задачи и контролировать их выполнение;
- предоставить удалённый доступ к электронным файлам нескольким пользователям.
Система также способна распознавать бумажные версии документов. Однако нужно учитывать затратность такого варианта. Он больше подойдёт для крупных компаний с большим числом контрагентов и партнёров.
В остальных случаях можно воспользоваться вариантом с онлайн-сервисом. В этом случае вам достаточно завести личный кабинет в онлайн-сервисе оператора документооборота и назначить ответственных сотрудников.
Шаг 4. Выберите оператора ЭДО
В реестре ФНС более 70 компаний, занимающихся обеспечением ЭДО. При выборе оператора ориентируйтесь на запросы компании и конкретные предложения поставщиков услуги. Особое внимание нужно уделить:
Уровню защиты. Она должна обеспечиваться на всех этапах — при доступе к документам, при обмене данными и в процессе хранения электронных файлов.
Интерфейсу. Оцените, насколько вам удобно пользоваться сервисом.
Функционалу. Уточните, какие услуги входят в подписку, а какие считаются дополнительными — за отдельную плату.
Техподдержке. Узнайте, на какие услуги в плане технической поддержки вы сможете рассчитывать, как быстро оператор отвечает на запросы и в каком режиме. Оптимальным вариантом будет круглосуточная поддержка.
Шаг 5. Заведите электронную подпись
Электронная подпись содержит информацию о том, кто и когда подписал электронный документ, а главное, есть ли у подписавшего на это полномочия. Без электронной подписи работать с электронными документами не получится.
Электронная подпись бывает нескольких видов:
-
простая ЭП;
- усиленная неквалифицированная ЭП;
- усиленная квалифицированная ЭП.
Наибольшим функционалом обладает усиленная квалифицированная электронная подпись. С ней вы сможете обращаться в госорганы, участвовать в госзакупках, вести юридически значимый документооборот и т.д.
О нормативно-правовом и методическом обеспечении создания и эксплуатации систем электронного документооборота (СЭД), организации документооборота в организации с учетом новаций законодательства, о современных требованиях ведения делопроизводства вы можете узнать на курсе повышения квалификации: «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией».