Денег нет, но вы держитесь! Или как работать с дебиторской задолженностью

Ничто так не укрепляет веру в клиента, как 100% предоплата!

Признайтесь, вы уже представили себе, какая идиллия бы была, плати все клиенты вперёд?

В действительности свойственны иные порядки. Не обойтись и без гарантийных писем и без графиков платежей и, к сожалению, без дебиторской задолженности.

Как к явлению, к дебиторской задолженности не стоит относиться негативно и бояться её. Она есть у 100% компаний, даже самых успешных. Главное научиться её контролировать и не допускать хронических и безнадежных долгов. Иначе это превратится в «глыбу», сдвинуть которую окажется не по силам.

Контролировать дебиторскую задолженность – это задача руководителя. Для этого есть различные инструменты, например, можно использовать коэффициент финансовой зависимости, рассчитать оборачиваемость дебиторской задолженности или оценить, в процентах, объем невозврата. Главное, проводить анализ и смотреть статистику по контрагенту в динамике, установить причины и найти пути решения.

Так почему дебитор не платит по долгам? Рассмотрим 5 основных причин:

1. Нет денег, чтобы оплатить долг. Это одна из самых распространённых причин. Ваши клиенты тоже оказывают кому-то услуги и могли ещё не получить деньги, чтобы покрыть долги. Обстоятельств отсутствия финансов - множество.
2. Не считает себя должником. Ваши клиенты полагают, что получили некачественный товар, или услуга была оказана на низком уровне. А значит, платить они не должны.
3. Выбирает другие цели и приоритеты расходования средств. Помимо обязательств перед вами, клиенту необходимо рассчитываться с другими поставщиками, платить аренду и зарплату сотрудникам. Известны и совсем курьёзные ситуации: предприниматель вместо того, чтобы рассчитаться с поставщиками приобрёл себе гаджет премиум класса.
4. Дебитор недисциплинирован, непорядочен или уверен в своей безнаказанности. Он может многократно ссылаться на свою «забывчивость» или быть уверенным в том, что судиться из-за долга с ним вы всё равно не будете. Переговоры по долгам можно и на сотрудников переложить, а личный номер можно поменять.
5. Ваши сотрудники не совершили необходимых действий для своевременного востребования задолженности. Подобная причина может крыться в неопытности или недисциплинированности менеджера. Например, он мог не проговорить с клиентом время и способ оплаты, не составил график платежей.

Как видим, причин множество и для каждого контрагента они индивидуальны. Что же делать в случае возникновения такой ситуации?

1. Предотвратить.

Включите в договор алгоритмы действий контрагентов в различных ситуациях, связанных с неуплатой в срок. Помните, отсутствие, каких либо деталей в договоре увеличивает риск возникновения конфликта.

Предусмотрите в договоре «зеркальные» санкции, регламентирующие как вашу ответственность за невыполнение обязательств, так ответственность клиента по оплате. Возражения со стороны клиента относительно упоминания в договоре возможных санкций должны вас насторожить.

Полезный совет:

Перед заключением договора обязательно проверяйте контрагента.
- Когда была создана компания (по статистике, фирмы, созданные в текущем году, чаще других оказываются однодневками);
- Имеется ли в открытом доступе информации о компании: собственный сайт, присутствие в социальных сетях, электронные справочники, отзывы на форумах, публикации в печатных и электронных СМИ;
- Если о компании нет информации – это повод насторожиться.

2. Обучать и мотивировать персонал.

Отсутствие опыта и страх, одна из причин, почему менеджер не работают со своими контрагентами в столь деликатном вопросе. Общение на тему денег вызывает дискомфорт у многих людей ввиду привитых моральных принципов. Менеджеру может быть дискомфортно требовать денег у того, кому их, на его взгляд, не хватает.

Менеджер может не верить в качество товара или услуги, которую продал и поэтому считает неприличным требовать за них деньги. Такие взгляды могут быть навязаны коллегами или самим клиентом, который отзывался о товаре негативно.

Личная заинтересованность. Она может проявляться в договорённости между работником и дебитором. Например, личное «вознаграждение» за «не беспокойство» и другие выгоды.

Менеджер может просто не считать это своей обязанностью. Поэтому повышайте компетенцию менеджеров, разъясняйте, что оплата со стороны клиентов – это жизненно необходимый ресурс компании: оплата аренды, электроэнергии и зарплат – в том числе и менеджеров. Тестируйте сотрудников на знания всех преимуществ продукта, который он продаёт. Каждый менеджер должен знать, кто и сколько ему должен, и когда наступает последний срок платежа.

3. Обратиться в суд.

Прибегать к такой мере следует, когда все остальные способы решить вопрос исчерпаны, а срок невозврата долга превысил 90 дней. Предварительно следует дать дебитору «последний шанс» и отправить письмо-претензию с указанием требований и срока погашения долга.

Подготовку иска лучше поручить профессиональному юристу, это сведёт к минимуму риск проиграть дело. И не забудьте сопоставить размер долга с размером судебных издержек. Научитесь решать проблему дебиторской задолженности, не доводя дело до продажи или суда.

4. Привлечь сторонних специалистов или продать долг.

Привлечение сторонних специалистов - один из крайних вариантов, они оптимальны, когда у компании исчерпаны собственные ресурсы для сбора дебиторки. Помните, что за услугу с вас возьмут процент. Вариант продажи долга оптимален, когда дебиторка перешла в стадию сомнительной. Такой способ поможет вернуть хотя бы часть суммы.

Старайтесь не доводить дело до суда или продажи долга. Держите дебиторскую задолженность под постоянным контролем. Создайте компании имидж приоритетного поставщика, которому всегда вовремя отдают деньги.