Как работать с МЧД: всё, что важно знать руководителям и уполномоченным лицам

1 сентября 2024 года заканчивается переходный период по использованию машиночитаемых доверенностей (МЧД).

Если ранее сотрудники могли подписывать электронные документы подписью, полученной в удостоверяющем центре на имя физлица с привязкой к компании, то с указанной даты на всех документах будет ставиться личная цифровая подпись физлица (такая подпись может использоваться им как в рабочих, так и в личных целях). Но для применения такой подписи в интересах ИП или организации, где работает сотрудник, потребуется машиночитаемая доверенность, которой руководство организации или индивидуальный предприниматель подтверждают право работника совершать ту или иную операцию (статьи 17.2 и 17.3 закона от 6 апреля 2011 № 63-ФЗ).

О том, как работали правила подписи электронных документов до 1 сентября 2024 года и как будут действовать после этой даты, рассказываем в таблице 1.

Таблица 1. Правила подписи электронных документов уполномоченными представителями в организациях (у ИП) до и после 1 сентября 2024 года

Кому МЧД не требуется

Руководители организаций и индивидуальные предприниматели, использующие КЭП в интересах собственного юрлица или ИП вправе действовать без МЧД.

Иными словами, если работодатель самолично визирует все электронные документы посредством усиленной КЭП без привлечения сотрудников, получать МЧД ему не придётся.

Как выпустить МЧД

Алгоритм действий следующий:

1. проследите, чтобы у уполномоченных сотрудников имелись личные сертификаты физлица;
2. создайте МЧД. Сделать это можно в специальных сервисах, на портале Госуслуг, на сайте ФНС и иных госструктур, самостоятельно в инфосистеме компании, руководствуясь требованиями к составу МЧД, указанными в Приказе Минцифры от 18 августа 2021 № 857.

Есть разные форматы МЧД — 002, 003. Например, версия 003 даёт возможность обмениваться документами и с контрагентами (B2B), и со многими ведомствами (B2G). На этот формат переходят крупные системы, такие как ЕГАИС, «Честный знак», Росфинмониторинг. Но некоторые ведомства (например, налоговая инспекция) используют собственный формат. Найти его можно на сайте ФНС.

При выпуске доверенности нужно прописать полномочия, которыми она наделяет представителя. Классификатор полномочий можно найти на портале Госуслуг. В Справочнике полномочий представителя налогоплательщика (СППР) на сайте ФНС приведены коды для обмена информацией с налоговой (письмо ФНС от 16.08.23 № ЗГ-3-26/10692).

3. подпишите доверенность при помощи УКЭП руководителя или ИП.

Хранить МЧД можно в разных системах — распределённом реестре ФНС или в информационных системах. Всё зависит от того, где руководитель подписал доверенности, куда их будут передавать и как выстроена работа в организации.

Требования к порядку хранения доверенности прописаны в Постановлении Правительства РФ от 21 февраля 2022 № 223.

Как пользоваться МЧД уполномоченному лицу

По общему правилу уполномоченный представитель заверяет файлы личной УКЭП физлица и прикладывает МЧД.

В зависимости от требований конкретного сервиса или портала подтвердить полномочия можно одним из способов:

• направить файл МЧД в виде отдельного файла, прикреплённого к пакету подписанных документов (способ подойдёт, если лицо наделили ограниченным кругом полномочий, когда машиночитаемая доверенность содержит текстовые полномочия на оформление конкретной сделки или имеет ограничения по времени);
• сообщить госоргану (или контрагенту) место хранения и уникальный номер, под которым МЧД хранится в распределённом реестре или инфосистеме (без отправки самого файла). Сами сведения можно отправить в подписанном документе или отдельным сообщением.

Как отозвать доверенность

В компании могут возникнуть обстоятельства (например, увольнение уполномоченного сотрудника, изменение реквизитов), когда МЧД требуется отозвать или переоформить. Как поступить?

Зарегистрированную доверенность можно отозвать, сформировав соответствующее заявление через информационную систему, в которой хранится МЧД, и при необходимости выпустить новую.

Сменился директор: продолжат ли действовать МЧД

При смене директора ранее выданные МЧД не прекращают своё действие, перевыпускать их не обязательно. Однако новый директор может сделать это по собственному усмотрению.