Как рассчитать численность персонала в организации: пошаговая инструкция

Численность сотрудников в компании зависит от направления деятельности и поставленных бизнес-целей. Чтобы рационально расходовать бюджет на персонал, нужно грамотно подойти к побору штатного состава, воспользоваться формулами для расчётов оптимального количества персонала.

Какая численность персонала считается оптимальной

Оптимальная численность персонала — значение довольно условное. Оно косвенно указывает на то, какой штат должен быть в той или иной организации. Оптимальная численность зависит от множества факторов:

• сферы деятельности компании;
• количества производственных циклов;
• количества смен;
• нагрузки;
• числа работников, которых может организовать один руководитель;
• деловых и личностных качеств сотрудников и т.д.

Часто руководители HR-отделов для определения численности сотрудников пользуются типовыми нормами. Такой вариант подходит в качестве основы. Нужно опираться на отраслевые нормы, объёмы производства и организационно-технические условия.

Для определения времени, необходимого для выполнения тех или иных работ, можно обратиться к постановлению Минтруда РФ от 25 ноября 1994 г. № 72 «Об утверждении межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по документационному обеспечению управления».

В отдельных случаях, рассчитывать оптимальное количество сотрудников нужно самостоятельно. Например, для сфер услуг и торговли, для которых типовые расчёты не предусмотрены.

Как рассчитать оптимальную численность сотрудников: 3 шага

1. Определяем нормативную численность

Данные для расчётов нужно запросить у руководителей структурных подразделений. Далее для расчёта оптимальной численности персонала можно воспользоваться формулой:

Н = V /(Фр.в × Впл × Квн).

Где:

V — плановый объём работ;

Фр.в — фонд рабочего времени на планируемый период;

Впл — плановая выработка на одного сотрудника;

Кв.н — плановый коэффициент выполнения норм.

Пример. В отделе продаж трудится 25 менеджеров. Руководство задумалось о сокращении штата. Нужно определить, насколько это целесообразно. Рассчитаем, как сработал отдел с января по июнь 2020 года. За объём работ (V) в данном случае можно принять объём продаж. Он составил 680 500 000 рублей.

Фр.в = 906 часов;

Впл = 33 300 рублей;

Фактическая выработка за аналогичный период 2019 г. — 32 900 рублей.

Кв.н = 33 300 : 32 900 = 1,01.

Н = 680 500 000: (906×33300×1,01) = 22,33 человек.

Таким образом, штат отдела можно сократить на двух — трёх человек.

Полученные значения не являются эталонными. И скоропалительные решения о сокращении или найме принимать не стоит.

2. Корректируем нормативную численность

Под нормативной численностью понимают количество сотрудников в идеальных условиях — без учёта больничных и отпусков.

Штатная численность необходима для определения количества человек, которые потребуются для замены отсутствующих сотрудников.

Рассчитать штатную численность сотрудником можно несколькими методами:

3. Рассчитываем количество руководителей и их замов

Численность руководства и рядового персонала должна быть пропорциональной. Нужно посчитать, сколько сотрудников находится в подчинении у каждого линейного менеджера, а также сколько основных сотрудников приходится на одного бухгалтера и юриста компании.

По нормам управляемости есть нормативы:

5 ± 2 — прямых подчинённых для руководителя верхнего уровня;

7 ± 2 — для руководителя среднего звена.

Гармоничной считается структура компании, где на 30% руководителей приходится 70% исполнителей.

Можно прибегнуть и к другим методам.

1. Метод Дельфи. Предполагает использование экспертных оценок. Учитывается мнение группы людей по той или иной рабочей ситуации. Их позиции и выводы последовательно объединяются, а на основе проведённого анализа выносится решение.
2. Бенчмаркинг. Нужно изучить практику конкурентов. Если модель вам подходит, её можно скопировать, внеся необходимые корректировки.
3. Формула Розенкранца. Количество типовых работ, выполняемых руководителем (совещания, подписание договоров, переговоры с поставщиками и т.п.) нужно умножить на среднее время, затрачиваемое на одну операцию. Результат нужно разделить на количество рабочих часов в месяц и сделать поправку на перерывы и срочные неотложные дела. Обычно повышающий коэффициент берут равным 1,5.

Формулу можно использовать и для расчёта численности других категорий персонала.

Где:
Ч — численность персонала, которую необходимо рассчитать;
n — количество видов работ, определяющих загрузку данной категории специалистов;
mi — среднее количество определенных действий (переговоров, заполнение документов и т. п.) в рамках одного организационно-управленческого вида работ за установленный промежуток времени (например, за месяц);
ti — время, необходимое для выполнения операции m;
Тпол — рабочее время специалиста согласно трудовому договору (контракту) за соответствующий промежуток календарного времени, принятый в расчетах;
Кнрв — коэффициент необходимого распределения времени;
Кфрв — коэффициент фактического распределения времени;
tp — время на различные работы, которые невозможно учесть в предварительных (плановых) расчетах.

Коэффициент необходимого распределения времени (Кнрв) нужно рассчитать по формуле:

Кнрв = Кдр × Ко × Кп,

Где:
Кдр — коэффициент затрат на дополнительные работы (1,2 < КДР < 1,4);
Ко — коэффициент затрат времени на отдых в течение оабочего дня (1,12);
Кп — коэффициент пересчета явочной численности в списочную.

Коэффициент фактического распределения времени (Кфрв) рассчитывается по формуле:

Где:

Фобщ — общий фонд времени работы подразделений.

Пример. Рассчитаем количество руководителей для отдела продаж. При условии, что на текущий момент времени в отделе три руководителя.

• количество видов действий, которые производит управленец, чтобы выполнить разные виды работ: А — 90, Б — 200, В — 50;
• время, необходимое для выполнения действий по каждой работе: А — 1 час, Б — 0,5 часа, В — 3 часа;
• месячный (нормативный) фонд времени одного сотрудника согласно контракту: 164 часа;
• коэффициент затрат времени на дополнительные работы (Кдр): 1,3;
• коэффициент, учитывающий затраты времени на отдых сотрудников в течение рабочего дня (Ко): 1,12;
• коэффициент пересчета явочной численности в списочную (Кп): 1,1;
• время, выделяемое на различные работы, не учтенные в плановых расчетах: 200 часов;
• фактическая численность управленческого аппарата: 3.
  
  Кн.р.в = 1,3×1,12×1,1 = 1,6.

Суммарное время, необходимое для выполнения управленческих работ будет равно:

90*1 + 200*0.5 + 50*3 = 340.

Коэффициент фактического распределения времени Кфрв:

164*3/340 = 1,4.

Численность персонала (Ч) = 340/164*1,6 + 200/164*1,6/1,4 = 3,3+1,3 = 4,6. Таким образом, если в отделе продаж три руководителя, целесообразно создать ещё один подотдел или делегировать часть функций руководителей заместителям.

Обратите внимание, что введение должности заместителя руководителя должно быть обосновано. Согласно нормам, это рационально, когда количество подчинённых выше нормы минимум в 1,5 раза.

Сокращать или расширять: когда и какое решение будет приемлемым

Перед принятием решения о сокращении или увольнении сотрудников, отследите, успевают ли они выполнять проекты или задачи, каковы причины срыва сроков.

Определите, какие факторы влияют на эффективность персонала и не работают ли сотрудники компании впустую. Нужно оценить:

• есть ли в компании работы, которые не выполняются, но считаются важными;
• какие действия сотрудников являются лишним и выполняются напрасно;
• какие работы можно ускорить, автоматизировать или отдать на аутсорсинг.

Штат необходимо расширить, если список важных, но невыполняемых дел вышел внушительным. И наоборот, если преобладают напрасные работы или на части процессов можно сэкономить, отдав на аутсорсинг — можно задуматься о сокращении штата.

Насколько эффективно сотрудники использую рабочее время: как проконтролировать

Нужно зафиксировать операции, которые сотрудник выполняет в течение рабочего времени и сколько времени он на них тратит. Сделать это можно несколькими методами:

• метод грубой прикидки;
• метод моментных наблюдений;
• фото рабочего дня;
• экспертный метод;
• моментальный и продолжительный хронометраж.

Вывод об оптимальных временных затратах можно сделать путём сравнения показателей всех работников, выполняющих аналогичную работу. Сотрудники не должны работать очень медленно, но и спешка тоже не всегда будет плюсом. Работник может совершать ошибки, исправлять которые придётся его руководителю или коллегам.

Случается, что неэффективно работает весь отдел и это сказывается на всём производственном цикле. Это может появляться в высокой нагрузке на сотрудников, непрофессионализме отдельных работников, некомпетентности руководителя. Причину нужно обязательно установить и устранить.

Как рассчитать средне­списочную численность

Среднесписочную и среднюю численность необходимо определять для расчёта страховых взносов и при подготовке формы ЕФС-1. Показатели средней численности также понадобятся, чтобы определить право на применение УСН и ПСН и подтвердить право на налоговые льготы.

В среднесписочную численность входят все штатные работники работник, включая тех, кто взял больничный или находится в отпуске (совместители и работники по гражданско-правовым договорам не учитываются).

Численность считают за месяц, а чтобы получить цифру за квартал, полгода или год, нужно сложить результаты за все месяцы и разделить на количество месяцев.

Формула расчёта:

Ссч год = (Ссч за январь + Ссч за февраль + … + Ссч за декабрь) / 12.

Где:

Ссч год – среднесписочная численность за год;

Ссч за январь, февраль и т.д. – среднесписочная численность сотрудников в каждом месяце.

Полученный результат необходимо округлить (менее 0,5 отбросить, а 0,5 и более округлить до целой единицы).

Например, в компании в разные месяцы работало следующее число сотрудников: 

• Январь — 10;
• Февраль — 10;
• Март — 12;
• Апрель — 12;
• Май — 15;
• Июнь — 17;
• Июль — 17;
• Август — 16;
• Сентябрь — 14;
• Октябрь — 14;
• Ноябрь — 13;
• Декабрь — 14.

ССЧ по итогу года = (10 + 10 + 12 + 12 + 15 + 17 + 17 + 16 + 14 + 14 + 13 + 14) / 12 = 164/ 12 = 13,66 (округляем до 14).

Чтобы рассчитать Ссч работников за месяц, нужно сложить списочную численность работников за каждый календарный день месяца: с 1 по 30 или 31 число (для февраля - по 28 или 29 число), включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и разделить полученную сумму на число календарных дней месяца. При этом, даже если сотрудники работали в компании не полный месяц, делить нужно всё равно на полное количество дней этого месяца. Полученный результат при этом не округляется.

Например, в мае в компании работали 15 человек, но в середине месяца на работу приняли еще двоих. Получается так:

• с 1 по 15 мая — 15 человек;
• с 16 по 31 мая — 17 человек;
• Ссч за май = (15 дней * 15 человек) + (16 дней * 17 человек) /31 дней = 16,03.

Списочную численность за выходные и нерабочие праздничные следует считать равной показателю за предшествовавший этой дате рабочий день (например, если сотрудник уволился в пятницу, его необходимо включать в расчёт за ближайшие субботу и воскресенье).

Также в списочную численность нужно включить наёмных сотрудников, которые работали по трудовому договору и выполняли постоянную, временную или сезонную работу один день и более, а также работавших собственников компании, получавших в организации заработную плату.

Если сотрудники работают неполный день

В этом случае среднесписочную численность сотрудников следует учитывать пропорционально отработанному времени по формуле:

Ссч работников на неполном времени = количество часов, отработанных не полностью занятыми работниками за месяц/ обычная продолжительность рабочего дня в организации (в часах) х число рабочих дней по календарю в отчетном месяце.

Например:

• при 40-часовой пятидневной рабочей неделе продолжительность рабочего дня будет равна 8 часам (40 часов/5 дней);
• при 36-часовой неделе - 7,2 часа (36 часов/5 дней);
• при 24-часовой неделе - 4,8 часа (24 часа/ 5 дней).

Пример. В компании, где установлена стандартная пятидневка и восьмичасовой рабочий день, три сотрудника в сентябре работали неполные рабочие сутки:

• один из них работал по 4 часа в день в течение 22 рабочих дней. Он учитывается ежедневно как 0,5 человека (4/8);
• два сотрудника отработали 22 рабочих дня по 6 часов в день 15 и 10. Они учитываются за как 0,75 человека (6/8).
• Ссч не полностью занятых работников = (0.5*22 + 0,75*22 + 0,75х22)/22 =2.

Это значение компания учтет при определении Ссч работников.

В отработанные дни нужно включить и те, что пришлись на больничные и даты отпусков. За каждый такой день учитывается столько же часов, сколько человек отработал в последний день перед больничным или отпуском.

Если в компании есть сотрудники, работающие как полный, так и неполный рабочий день, среднесписочная численность всех работников за месяц будет складываться из суммы Ссч полностью занятых работников за каждый месяц и Ссч не полностью занятых сотрудников за каждый месяц.

Как часто нужно проводить расчёты численности в организации

Расчёт численности персонала рекомендуется проводить после любых организационных изменений: расширения организации, установки и модернизации оборудования, автоматизации рабочих процессов.

Нужно построить план развития компании и исходя из этого разработать план бюджета, заложив в него наиболее значимые расходы.

Также не забывайте, что для сотрудников нужно периодически проводить обучение.