Как вести воинский учёт в организации: пошаговая инструкция 2025

Вести воинский учёт должны организации, вне зависимости от формы собственности, вида предпринимательской деятельности и числа сотрудников (п. 7 ст. 8 Закона № 53-ФЗ от 28 марта 1998).

Воинский учёт в организациях регламентирует ряд документов:

• Положение о воинском учёте (ПП РФ № 719 от 27 ноября 2006);
• Инструкция по воинскому учёту (Приказ Минобороны РФ № 700 от 22 ноября 2021);
• Методические рекомендации по ведению воинского учёта в организациях (утверждены Генштабом ВС РФ 11 июля 2017).

Законодательство накладывает обязанность по ведению воинского учёта только на юридических лиц. Это прямо указано в нормативных актах (подп. 6 п. 1 ст. 8 Закона № 61-ФЗ, п. 7 ст. 8 Закона № 53-ФЗ, п. 9 Положения ПП РФ от 27 ноября 2006 года № 719). Про обязанности ИП в отношении ведения воинского учёта ничего не говорится. В пользу отсутствия такой обязанности у индивидуальных предпринимателей также говорит постановление Президиума ВАС № 13798/08 от 14.04.2009. Штрафы за непредставленные сведения в военкомат и за остальные нарушения по воинскому учёту КоАП предусматривает для организаций и их должностных лиц, ИП нет в списке нарушителей.

Однако согласно трудовому законодательству ИП должны запрашивать у наёмных сотрудников военные билеты (ч. 4 ст. 20, ч. 1 ст. 65 ТК РФ).

Эксперты по трудовому праву обращают внимание ИП, на практику, когда военкоматы на местах требуют от предпринимателей вести воинский учёт. С этим требованием можно спорить, но не будет ошибкой, если ИП будет вести такой учёт по своей инициативе.

Какие сведения и в какие сроки работодателям необходимо передавать в военкомат:

• о трудоустройстве (увольнении) сотрудников, подлежащих воинскому учёту — в течение пяти дней со дня устройства или увольнения (форма из приложения № 2 к положению № 719);
• об изменении данных о сотрудниках: образование, семейное положение, должность, структурное подразделение, место жительства или пребывания, состояние здоровья — в течение пяти дней с даты изменений сведений (форма из приложения № 13 к методическим рекомендациям Генштаба);
• о выявлении гражданин, не состоящих, но обязанных состоять на воинском учёте — в течение трёх рабочих дней с даты выявления (форма — из приложения № 10 к методическим рекомендациям Генштаба);
• сведения о военнообязанных работниках по запросу военкома — в течение двух недель с момента поступления соответствующего запроса из военкомата (форма из приложения № 10 к методическим рекомендациям Генштаба);
• список граждан мужского пола, подлежащих первоначальной постановке на воинский учёт в следующем году — по запросу военкомата. Такой запрос военкомы направляют до 15 сентября, если у них нет технической возможности получить сведений в электронной форме из государственных информационных систем и информационных ресурсов. При поступлении запроса сведения нужно направить не позднее 1 ноября.

Кому поручить ведение воинского учёта

Ведение воинского учёта в организации следует поручить ответственному специалисту. Работодатель может назначить его из числа сотрудников. Количество таких специалистов будет зависеть от численности сотрудников компании (таблица 1).

Таблица 1. Число работников, осуществляющих воинский учёт в организациях в соответствии с п.12 ПП РФ № 719 от 27.11.2006

Если воинский учёт в организации ведут двое и более сотрудников, их следует объединить в военно-учётный стол, предоставить оборудованное помещение и железные шкафы для ведения учётных документов (п. 21 методических рекомендаций).

Сведения воинского учёта в 2025 году организации могут сдавать на бумаге или в электронном виде. Статьёй 4 Федерального закона от 28 марта 1998 года № 53-ФЗ предусмотрена отправка сведений в том числе через порталы государственных и муниципальных услуг, а также через другие государственные информационные системы и информационные ресурсы, которые работают в соответствии с данным законом.

Когда полноценно заработает реестр воинского учёта (постановление Правительства от 19.04.2024 № 506), работодатели будут передавать сведения через него.

Как вести воинский учёт: алгоритм

1. Издайте приказ об организации воинского учёта. Это нужно сделать перед созданием компании и ежегодно (перед началом нового года) обновлять (п. 39 Методических рекомендаций, утв. Генштабом ВС РФ 11.07.2017). Проект приказа нужно согласовать с территориальным военкоматом, а при его отсутствии — с органом местного самоуправления, на который возложены функции первичного воинского учёта.
2. Разработайте план работы по воинскому учёту и бронированию граждан, пребывающих в запасе. План разрабатывается в течение года, утверждается у руководителя и согласовывается с военкоматом. Документ следует ежегодно обновлять.
3. Назначьте ответственного (ответственных) за воинский учёт. Кадровые вопросы, связанные с такими сотрудниками, согласовываются с военкоматом. Специалистов нужно утвердить отдельным распоряжением или общим приказом об организации воинского учёта. Если такую работу будет по совместительству выполнять работник отдела кадров, выполнение дополнительных обязанностей с ним необходимо обязательно согласовать и предусмотреть доплату. Объёмы дополнительной работы и информацию о доплате нужно зафиксировать в дополнительном соглашении к трудовому договору.
4. Разработайте положение о воинском учёте и должностные инструкции для ответственных сотрудников. Положение можно разработать в произвольной форме, включив в него нормативные акты, согласно которым в организации ведётся воинский учёт, обязанности лиц, ответственных за ведение воинского учёта, виды обязательной информации и т.п.
5. Определите состав и категории граждан, подлежащих воинскому учёту. Это лишь определённые категории граждан (п. 14 Положения, утв. ПП РФ № 719):
   • мужчины в возрасте от 18 до 30 лет, которые обязаны состоять на воинском учёте и не пребывают в запасе;
   • военнообязанные в запасе (п. 1 ст. 52 Закона № 53-ФЗ).

Вести воинский учёт нужно как на основных работников, так и на сотрудников, работающих по совмещению.

Согласно п. 16 Положения, воинский учёт может быть общим и специальным. На специальном учёте состоят военнообязанные сотрудники, которые получили от работодателя бронь. Такие сотрудники жизненно необходимы для бесперебойной работы организации. Бронь освобождает от призыва на службу в период мобилизации, военного положения и в военное время. Также на специальном воинском учёте состоят сотрудники, проходящие службу в войсках национальной гвардии, Государственной противопожарной службе, органах внутренних дел, органах принудительного исполнения РФ таможенных органах РФ, органах и организациях прокуратуры РФ, следственных органах и учреждениях Следственного комитета РФ, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы РФ на должностях, по которым предусмотрено присвоение специальных званий (классных чинов прокурорских работников). Остальные военнообязанные сотрудники ставятся на общий воинский учёт.

6. Составьте номенклатуру дел. Формы и перечень документов воинского учёта устанавливает Минобороны (п. 27 Положения, утв. ПП РФ № 719). Документы для воинского учёта в организации приводятся в разделе IV инструкции из приказа № 700 от 22.11.2021.

В организации должны иметься:

• приказ о воинском учёте;
• план работы по ведению воинского учёта и бронированию (если оно есть) — ежегодный список дел для специалиста по воинскому учёту, со сроками;
• картотека личных карточек формы № 10 (раздел IV, приложение 22 инструкции № 700);
• журнал проверок (раздел VII, приложение 29 Инструкции № 700);
• расписки в приёме от граждан документов воинского учёта;
• переписки с военкоматом (в том числе по сдаче отчётности;
• списки граждан, пребывающих в запасе;
• справочная информация;
• прочие документы.

Номенклатуру дел по воинскому учёту нужно включить в сводную номенклатуру дел организации.

Хранятся учётные документы в течение сроков, которые определены приказом Росархива № 236 от 20.12.2019.

7. Поставьте организацию на учёт. Это можно сделать в территориальной комиссии по бронированию граждан в запасе. Обычно такие комиссии располагаются при городских администрациях и районных управах. Для регистрации потребуется заполнить карточку организации по форме 18.
8. Оформите информационный стенд по воинскому учёту.Специальных правил здесь нет, организация может оформить его по своему усмотрению. Нужно разместить всю необходимую информацию для военнообязанных работников: нормативные документы, правила оформления документов воинского учёта, контакты ответственного специалиста.

Как вести карточки по воинскому учёту

С 8 января 2022 года организации должны вести специальные отдельные карточки по воинскому учёту. Их нужно заводить на военнообязанных работников и работников-призывников.

Карточка ведётся по форме 10 (Приложении № 22 к Инструкции, утв. Приказом Минобороны от 22 ноября 2021 года № 700) на основании удостоверений призывников и военных билетов (или документов, которые заменяют военный билет).

В карточках необходимо указывать:

• личные данные сотрудников;
• сведения о воинском учёте;
• сведения о приёмах и об увольнениях.

Отдельные сведения можно уточнить у самих работников — информацию о семейном положении, образовании, занимаемой должности, месте жительства (или пребывания). Ведутся карточки в электронном и бумажном виде.

Бумажная карточка заполняется разборчиво, без помарок и неустановленных сокращений чернилами (шариковой ручкой) синего, фиолетового или чёрного цвета, либо в электронном виде с обязательной распечаткой.

Записи о семейном положении, адресе, номере телефона вносят карандашом.

В картотеке карточки нужно хранить в алфавитном порядке по следующим разделам:

1. Офицеры запаса.
2. Солдаты, матросы, сержанты, старшины, прапорщики и мичманы запаса.
3. Военнообязанные запаса женского пола.
4. Призывники.

Если на воинском учёте в организации состоит более 500 сотрудников, в пятый раздел картотеки нужно поместить карточки сотрудников с мобилизационными предписаниями и отметками об их вручении.

Отдельно (в любом порядке) нужно разместить карточки работников:

• которые встали на учёт по месту пребывания на срок более трёх месяцев или по месту жительства (пребывания), не подтверждённому регистрацией — можно выделить в отдельные группы и разложить в порядке, удобном для работы с ними;
• снятых с воинского учёта — можно хранить отдельно от картотеки до очередной сверки с военкоматом или органом местного самоуправления, а потом уничтожить, составив об этом соответствующий акт.

Не реже одного раза в год работник, ведущий воинский учёт в организации, должен сверить сведения о воинском учёте в своей базе с данными военкоматов или органов местного самоуправления.

Административная ответственность

За правонарушения в области воинского учёта предусмотрены административные штрафы (таблица 2).

Таблица 2. Штрафы за правонарушения в области воинского учёта