Лицевой счет специалиста подтверждает затраты

Лицевые счета работников, которые открываются бухгалтерией ежегодно, необходимы не только для правильного учета заработной платы, но и для подтверждения в налоговом учете расходов на оплату труда. Поэтому при составлении годовой отчетности рекомендуем проверить данные за 2009 год. Ведь в противном случае могут возникнуть сложности с документальным подтверждением налоговых расходов.

Зачем нужен лицевой счет

Для начала напомним, что в лицевом счете содержится информация, которая необходима для начисления пособий, расчета среднего заработка, оплаты больничных листов, выплаты компенсации при увольнении. Именно на основании данных лицевых счетов работников бухгалтер составляет расчетную и расчетно-платежную ведомости. Кроме того, сведения, содержащиеся в лицевых счетах, нужны для заполнения справок о заработной плате. Напомним, что работодатель обязан по требованию работника в течение трех дней выдать такую справку (ст. 62 Трудового кодекса РФ). Они выдаются работникам компании для представления:

• в Пенсионный фонд – для начисления пенсии
• в службу занятости – для назначения пособия по безработице
• в собес – для оформления субсидии

Кроме того, лицевой счет является одним из документов, на основании которых Пенсионный фонд РФ проводит проверку достоверности предоставленных индивидуальных сведений в части выплат, начисленных в пользу работников.

Лицевой счет работника необходим и в налоговом учете. Дело в том, что он является одним из документов, которые подтверждают расходы на оплату труда в налоговом учете организации (ст. 252 Налогового кодекса РФ). Поэтому такой документ должен быть правильно составлен.

Если в организации отсутствуют лицевые счета работников, то налоговые органы могут ее оштрафовать. По мнению проверяющих, если форма документа предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а организация применяет документ, не соответствующий данной форме, либо первичный документ отсутствует, то указанное нарушение влечет применение ответственности по статье 120 Налогового кодекса РФ. Заметим, что в некоторых случаях суды поддерживают проверяющих (постановление ФАС Северо-Западного округа от 18 ноября 2005 г. № А56-14249/2005).

Проверьте правильность заполнения формы

Ведение лицевого счета работника предусмотрено постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Он оформляется по форме № Т-54. В нем ежемесячно отражаются сведения:

• о заработной плате
• об использовании отпусков
• о пособиях по временной нетрудоспособности
• о налоговых вычетах
• о различных удержаниях из заработной платы и т. д.

Форма № Т-54 оформляется на основании приказа о приеме на работу. Она открывается на один год, но заполняется ежемесячно. Записи в лицевой счет вносятся после получения первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплаты.

Обратите внимание: в лицевом счете отражаются все виды начислений и удержаний, относящиеся именно к заработной плате. Если работник получает иные выплаты, например арендную плату за использование личного имущества в служебных целях, то они в форме № Т-54 не фиксируются.

Общая информация

В шапку лицевого счета заносятся персональные данные о работнике: фамилия, имя, отчество работника, его ИНН, номер страхового пенсионного свидетельства, семейное положение, количество детей, дата приема на работу и (в случае необходимости) дата увольнения. Сведения берутся из приказа о приеме на работу и личной карточки. В графах 1–8 указывается информация о работе: должность, структурное подразделение, оклад или тариф, надбавки. Основание для заполнения – приказы по организации.

В графах 9–16 отражаются данные об использованных отпусках. Записи вносятся на основании приказов о предоставлении отпуска.

В графах 17–21 бухгалтер фиксирует все удержания из зарплаты работника: алименты, задолженность работодателю и т. п. А в графе 22 показывает сумму стандартного вычета по НДФЛ.

Расчет суммы выплаты

При начислении зарплаты в раздел «Отработанные дни (часы)» (графы 23–27) переносится информация из табеля учета рабочего времени. В раздел «Начислено» (графы 28–37) заносятся данные об оплате труда с разбивкой по видам выплат: зарплата по окладу или тарифу, оплата сверхурочной работы, премии, пособия по временной нетрудоспособности и т. п. В графе 33 отражаются выплаты социального характера. После того как все виды начислений занесены в лицевой счет, в графе 37 подводится итог.

В разделе «Удержано и зачтено» (графы 38–46) показываются все виды удержаний: выплаты за первую половину месяца (аванс), НДФЛ, излишне выплаченные суммы в результате счетной ошибки, алименты и т. п. Итоговая величина указывается в графе 46.

Сумма к выплате (графа 49) получается вычитанием показателя графы 46 «Всего удержано» из показателя графы 37 «Всего начислено».

В графах 47 и 48 отражается информация о задолженности за организацией или за работником соответственно. Задолженность за организацией может возникнуть вследствие невыплаты заработной платы за отработанный месяц в срок. В свою очередь, долг за работником может образоваться, если, например, по его вине произошла недостача. Если эти графы заполнены, то показатель графы 49 корректируется на соответствующие суммы: увеличивается на сумму в графе 47 и уменьшается на величину в графе 48. Указанную в графе 49 сумму необходимо выплатить работнику из кассы или перечислить на банковскую карту.

Обратите внимание: коды всех начислений и удержаний в лицевом счете каждая организация устанавливает самостоятельно.

Срок хранения

По окончании календарного года бухгалтер подписывает заполненный лицевой счет и открывает новый на следующий год. Лицевые счета оформляются на бумажных носителях и хранятся 75 лет (п. 153 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 6 октября 2000 года).