С 18 февраля 2020 года в России изменились сроки хранения управленческих документов организаций.
Вступил в силу Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения». Ранее (6 февраля 2020 года) новый Перечень № 57449 зарегистрировал Минюст.
Что изменилось с 2020 года
Изменения отразились на номенклатуре дел и документообороте госорганов, бюджетных и коммерческих организаций (Таблица 1).
Таблица 1: Изменения в сроках хранения документов до и после введения Перечня 2019.
Вид документа
|
Срок хранения по-старому (18.02.2020)
|
Срок хранения по-новому (после 18.02.2020)
|
Счета-фактуры
|
4 года
|
5 лет
|
Графики отпусков
|
1 год
|
3 года
|
Базы данных отпусков, журналы, книги и карточки учёта
|
3 года
|
5 лет
|
Налоговые декларации, представляемые в ФНС по всем категориям налогов, сборов, взносов
|
5 лет
|
6 лет
|
Документы о дисциплинарных взысканиях
|
5 лет
|
3 года
|
Реестры сведений о доходах физлиц
|
75 лет
|
5 лет
|
Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда
|
Постоянно
|
5 лет
|
Заявки о потребности в иностранцах
|
5 лет
|
1 год
|
Переписка с налоговиками, которая касается расхождений в расчетах по налогам
|
5 лет
|
6 лет
|
Образцы подписи материально ответственного лица
|
Не менее 5 лет. Конкретный срок хранения устанавливался в учетной политике учреждения.
|
5 лет. Срок хранения исчисляется с момента смены материально-ответственного лица в учреждении
|
Учитывать изменения нужно и при кадровом документообороте. Личные карточки сотрудников, трудовые договоры, документы о приёме, переводе и увольнении с работы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, теперь следует хранить 75 лет. А документы, законченные делопроизводством, позднее указанного срока – 50 лет.
Отдельные кадровые документы получили индивидуальный срок хранения:
- журналы, книги учета инструктажа по охране труда — 45 лет;
- предупреждения, уведомления работников — 3 года;
- заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копии — 1 год.
О сроках и порядке внесения изменений
Внести все изменения нужно до момента сдачи итоговых записей номенклатур структурных подразделений в службу делопроизводства. То есть, до конца 2020 года.
Обозначить дату перехода должен руководитель организации. Предварительно издав соответствующий указ или распоряжение.
В конце года останется только заполнить сводную номенклатуру. Внести сведения о количестве дел временного и постоянного хранения, а также дела с отметкой «ЭПК».
Как быть с номенклатурой дел текущего года
Номенклатуры дел на 2020 год (до 18.02.2020) также стоит переделать. Однако полной разработки новой номенклатуры не потребуется. Достаточно внести отдельные правки, сверившись с новым Перечнем. Сделать это можно до конца текущего года.
Как перейти на новую номенклатуру: пошаговая инструкция
В номенклатуре дел организации следует обновить только те статьи, которые ссылаются на Перечень 2010 года. Для этого нужно провести выверку номенклатуры и актуализировать её.
- Сравните Перечень 2019 г. с перечнем 2010. Обратите внимание на новые тематические подзаголовки, категории и комплексы документов.
- Проведите сверку заголовков, сроков хранения. Укажите новые статьи. Для учета изменений следует использовать рабочий экземпляр номенклатуры дел. Он станет основой для разработки новой номенклатуры на 2020 год (или изменений к ее первоначальному варианту) и для подготовки к утверждению номенклатуры дел на следующий 2021 год.
- Потребуется приказ об отмене старой и введении новой номенклатуры, а также проект сводной номенклатуры дел. Его следует согласовать с начальниками структурных подразделений и экспертной комиссией организации.
Для удобства утверждённую номенклатуру дел можно поделить на разделы и передать каждый из них в соответствующее структурное подразделение организации.