Опись
|
Особенности
|
Как составить
|
Внутренняя опись документов личного дела.
|
Содержит перечень документов из личного дела, их порядковые номер, индексы и количество листов.
|
Опись вкладывают в личное дело сотрудника и заполняют по мере поступления документов.
В личном деле документы следует расположить в хронологическом порядке.
Сперва введите документы, которые были приняты или оформлены при приёме сотрудника на работу.
Далее — в хронологическом порядке поступления документов в кадры.
|
Опись для сдачи в архив.
|
Документацию, хранящуюся у ответственных сотрудников или менеджеров, отправляют в архив по мере утраты актуальности. Для этого нужно составить архивную или внутреннюю опись.
|
Перед сдачей в архив сделайте на описи итоговую запись.
Укажите количество документов, находящихся в деле, количество листов.
Отдайте опись на подпись ответственному сотруднику.
|
Опись для передачи документов.
|
Оформляется при передаче документов контрагенту или любой другой стороне.
|
Можно составить в произвольной форме.
Укажите передаваемые документы, предусмотрите поля для подписей ответственных лиц.
|
Опись для отправки по почте.
|
Юридически значимые документы следует отправлять бандеролью или ценным письмом с описью и уведомлением о вручении адресату.
Даты отправки и получения письма подтвердят уведомление и почтовая квитанция.
|
Сформируйте опись вложения. Для этого потребуется специальный бланк (форма 107 -приложение 26 к порядку приема и вручений внутренних регистрируемых почтовых отправлений, утвержденному Приказом ФГУП «Почта России» от 07.03.2019 № 98-п). Бланк можно скачать или бесплатно получить в любом отделении почты.
Опись заявлений нужно заполнить в двух экземплярах. Сотрудник почты поставит отметку о проверке вложений, номер почтового отправления и дату принятия.
Один экземпляр нужно оставить себе, второй — вложить в отправление.
Если в описи недостаточно строк для записи всех пересылаемых документов, можно заполнить несколько бланков с пометками «лист 1», «лист 2» и т.д. На последнем бланке нужно отразить общий итог по количеству пересылаемых предметов и указать итоговую сумму.
|
Опись для налоговой инспекции.
|
Информацию и документы по требованию можно передать в электронном виде или на бумаге вместе с сопроводительным письмом и описью.
При отправке документов на бумаге составляют бумажную опись, электронных — электронную.
|
Если документация предоставляется на бумаге, опись можно составить в свободной форме.
Для удобства в бланк можно включить таблицу со списком предоставляемых документов с реквизитами.
Не забудьте предусмотреть поля для подписи ответственными лицами.
Если документы предоставляются в электронном виде, электронную опись потребуется заполнить по формату, утверждённому Приказом ФНС РФ от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16.
|
Опись для передачи в Фонд социального страхования.
|
Опись составляют в случае передачи документов на бумаге. Такой способ актуален для страхователей, у которых среднесписочная численность сотрудников за предыдущий расчетный период составила менее 25 человек.
Если среднесписочная численность сотрудников 26 и более, сведения в ФСС следует передавать через Интернет в форме электронных реестров.
|
Воспользуйтесь бланком из приложения 3 к Приказу ФСС РФ от 04.02.2021 № 26.
Для заполнения можно воспользоваться алгоритмом:
- Укажите реквизиты страхователя (ИНН (КПП), регистрационный номер, код подчиненности, фирменное наименование).
- Предоставьте название отделения фонда, в который передается документация по описи.
- Укажите личные данные сотрудника (ФИО и СНИЛС).
- Укажите код выплаты, за которой обратился сотрудник:
- «1» — пособие по временной нетрудоспособности;
- «2» — пособие по беременности и родам;
- «3» — единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в медорганизациях в ранние сроки беременности;
- «4» — единовременное пособие при рождении ребенка;
- «5» — ежемесячное пособие по уходу за ребенком;
- «6» — пособие по временной нетрудоспособности в связи с травмами, несчастным случаем на производстве и профзаболеванием;
- «9» — отпуск застрахованного лица (сверх ежегодного оплачиваемого отпуска, установленного законодательством РФ) на весь период лечения и проезда к месту лечения и обратно.
- Укажите краткое наименование прилагаемых к описи документов или сведений, количество листов.
Итоговый вариант описи следует составить в двух экземплярах.
Один остаётся в фонде, другой, с отметкой о получении, у страхователя.
|