По "безналу" под отчет

"Московский бухгалтер", 2010, N 21-22

В организациях, где отсутствует касса, выплаты, как правило, производятся в безналичном порядке. Однако в таком случае бухгалтер сталкивается с вопросом: можно ли перечислять подотчетные средства работникам на их личные банковские карточки?

Каким документом руководствоваться?

Выдача средств под отчет в безналичном порядке не урегулирована ни одним нормативным документом. Выдача наличных подотчетных средств регулируется в настоящее время Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. N 40 (далее - Порядок). Согласно п. 10 указанного Порядка выдача наличных денег под отчет осуществляется из касс предприятий.

При временном отсутствии у предприятий кассы разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам предприятий или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка.

К сведению. При временном отсутствии у компании кассы разрешается выдавать по согласованию с банком ее кассирам чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка.

Согласно Письму Банка России от 18 декабря 2006 г. N 36-3/2408 выдача денежных средств организацией под отчет своим сотрудникам путем безналичного перечисления средств на их банковские счета для совершения операций, связанных с хозяйственной деятельностью (на хозяйственные, командировочные или представительские расходы) организации, не предусмотрена.

Кроме того, контролирующие инстанции могут интерпретировать средства, перечисленные на личную банковскую карточку работника, как доход с соответствующими последствиями. А именно доначислением налога на доходы физических лиц, а также страховых взносов, пеней и штрафов. Правда, у компаний есть возможность отстоять свою правоту в судебном порядке (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2008 по делу N А52-174/2007). Следует отметить, что не каждая фирма может позволить себе вести судебную тяжбу, т.к. она всегда связана с существенными затратами: временными, финансовыми, трудовыми.

Выход есть!

Не стоит отчаиваться раньше времени. Возможность выдавать работникам подотчетные средства в безналичном порядке все-таки существует. Только не на личные карты, а на корпоративную расчетную карту. Согласно п. 2.5 Положения об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденного ЦБ РФ 24 декабря 2004 г. N 266-П, с помощью корпоративной карты можно производить все расчеты, связанные с хозяйственной деятельностью. В том числе - с оплатой командировочных и представительских расходов. Причем как на территории Российской Федерации, так и за ее пределами.

К сведению. Выдавать работникам подотчетные средства в безналичном порядке можно на корпоративную расчетную карту.

Порядок получения работниками подотчетных сумм посредством перечисления на корпоративную карту необходимо прописать в локальном нормативном акте. Кроме того, следует четко формулировать текст платежных поручений. Также необходимо отслеживать задолженность работников по выданным авансам.

Безусловно, работник должен отчитываться по израсходованным средствам, числящимся на корпоративной карте, в обычном порядке: составлять авансовый отчет по форме АО-1 и прикладывать к нему оправдательные документы (Письмо УФНС России по г. Москве от 14.05.2009 N 16-15/047508).

Специалисты компании «Финансовый Контроль и Аудит» оказывают аудиторские консультации по всем вопросам бухгалтерского и налогового учета, в том числе по оптимизации налогообложения, и по вопросам регистрации фирм.

Будем рады сотрудничеству с Вами по любым направлениям наших услуг!

Автор:

ЧЕРЕВАДСКАЯ Ольга Ефимовна