Многие современные менеджеры становятся проджект-менеджерами в процессе работы, без специальной подготовки. Из-за этого нередко возникают ошибки и тратится драгоценное время. Как управлять проектом эффективно. Начнём по порядку.
Что нужно знать о проекте
Под понятие проекта подпадает деятельность, отвечающая четырём основным требованиям:
- Временные рамки. У проекта есть планируемая дата завершения, после которого команда проекта распускается.
- Бюджет. Команде необходимо уложиться в установленную сумму.
- Результат. Он должен быть у каждого проекта. Например, рекламный трафик, изданная брошюра и т.п.
- Уникальность. Каждый проект отличен от других и создаётся единожды. Простой пример можно рассмотреть на марке популярного шоколада. Когда в производство была запущена серия с белым шоколадом или лесными орехами.
Кто участвует в проекте: 8 ключевых фигур
В проекте могут участвовать различные физические лица, предприниматели и организации. Состав зависит от масштаба и сложности проекта. Основных участников обычно восемь.
- Заказчик. Это организация или отдельный человек — будущие владельцы результатов проекта. Заказчик финансирует проект и определяет требования к результату.
Если заказчиком выступает организация, то внутри могут выделять две роли: инициатор и куратор. Первый определяет потребность в проекте, второй отвечает за достижение проектом конечных целей.
- Менеджер проекта. Управляет проектом, следит, чтобы цели были достигнуты, а команда уложилась в бюджет и сроки. Собрать команду — также задача менеджера проекта.
- Команда проекта — группа работающих над проектом специалистов.
- Команда управления проектом — группа менеджеров, помогающих управлять проектом. В подчинении у каждого может быть своя подкоманда.
- Подрядчик (и субподрядчики) — организации или люди, которые вступают в отношения с заказчиком и берут на себя ответственность за выполнение проекта или части проекта по договору.
- Инвесторы — лица или организации, вкладывающие в проект деньги.
- Органы власти — структуры государственного уровня, выдвигающие к проекту определённые требования.
- Потребители — люди, которые будут пользоваться результатами проекта.
Из чего состоит управление проектом: 4 этапа
Процесс управления проектом укладывается в четыре этапа.
- Инициация. Этап, на котором нет плана проекта, но есть представление о заказчике, потребителях и инвестировании.
- Планирование. Просчитывается время и бюджет проекта. Определена команда специалистов и последовательность операций.
- Исполнение. Нужно проанализировать работу команды, смотреть на соответствие результата утверждённому плану, вносить корректировки.
- Завершение. Анализ итоговых результатов. Презентация заказчику и потребителям, сбор мнений о результатах проекта.
Как составить план проекта: 6 шагов
Для того, чтобы проект не страдал от подводных камней, потребуется план. Он предполагает определение целей и участников, организацию и контроль, график выполнения работ.
- Прежде всего, задайтесь вопросами:
- Зачем нужен проект?
- Какую пользу компании, участникам и потребителям он принесёт?
- Какими будут критерии успешности проекта?
- Каким должен быть результат?
- После того, как ответы будут найдены, нужно определиться с составом команды и разложить проект на «составные части» — более мелкие и контролируемые работы. Это называется декомпозицией работ.
- Распределите зоны ответственности специалистов, чтобы они работали согласованно и не тащили задачу в разные стороны. Распределить ответственности можно следующим образом:
- непосредственно исполнители;
- те, кто определяют, как выполнить работу;
- те, кто контролируют процесс и результат.
- Составьте техническое задание. Проконтролируйте, что исполнителю понятны поставленные задачи.
- Составьте график работ. Задачи необходимо выполнять по таймплану, это придаст ясности: когда и какие задачи нужно делать, когда будут готовы промежуточные результаты. Для этих целей можно нарисовать диаграмму Гранта.
- Выявите возможные риски. Проблемы могут возникнуть на любом этапе работ, и их нужно минимизировать. Часто недостатки возникают из-за:
- неверно оцененного времени,
- плохо сформулированных требований,
- изменения задач,
- сокращения бюджета,
- неверно распределённых ролей.
Помните, что практически ни один проект не идёт гладко. Нужно заранее предусмотреть каждую ситуацию и продумать пути решения.