Проектный менеджмент: что нужно сделать, чтобы начать проект?

Проектная работа — стержень любого развивающегося бизнеса. И, так как в подавляющем большинстве случаев стартап подразумевает командную работу, руководителю коллектива хорошо бы представлять весь цикл управления проектами, как говорится, «на берегу». Проектный менеджмент в нынешних реалиях — базовая компетенция руководителя.

Рассмотрим 7 основных шагов, описывающих современное управление проектами на начальном этапе. Для иллюстрации возьмем простой пример: вашей компании, продающей хозтовары оптом, необходимо запустить в работу филиал в соседнем городе.

Шаг 1: определяем «владельца проекта».

Владелец проекта — это тот, кто в случае его успеха будет заслуженно почивать на лаврах и пожинать плоды. Он также отвечает своей головой (кошельком, репутацией) за все возникшие проблемы. Если это проект не лично ваш, и вам предстоит назначить руководителя своим решением, помните о двух вещах:

а) компетенция (сможет ли?);
б) мотивация (хочет ли?).

И знайте — любой дисбаланс в этой формуле придется выравнивать собственными силами.

В случае с открытием филиала логично представить, что работа начнется с подбора будущего руководителя, выяснения степени его готовности к такой работе и заинтересованности в ней.

Шаг 2: распределяем роли в команде.

Здесь на помощь придёт схема из пункта 1, только примерять ее нужно уже на каждого сотрудника, участвующего в будущем проекте. Идеальные варианты (высокие компетенции и высокая мотивация) встречаются нечасто, поэтому владельцу проекта стоит заранее найти «слабые места» исполнителей и подготовиться к восполнению дефицита знаний и умений (придется учить) и желания работать (придется пользоваться методами материальной и нематериальной мотивации: убедитесь, что они у вас есть).

В нашем примере будущий руководитель филиала на этом этапе выстраивает схему работы с людьми, используя свой опыт. Идеальным вариантом будет параллельное изучение «подходов» к каждому и подбор рычагов влияния, которые не исчерпываются материальными стимулами. Впрочем, этой работой придется много заниматься и в дальнейшем.

Шаг 3: уточняем цели.

На этом этапе нужно ответить на вопросы «Зачем?» и «Когда?». Таким образом, у Вашего проекта появится конкретизированная (выраженная в цифрах) цель и срок выполнения.

Наш будущий филиал на этом этапе получает план развития, выраженный в цифрах валовой выручки и прибыли с ориентировочными датами достижения показателей. Цикл управления проектами во многом отталкивается от достигнутых показателей, так что не исключено, что они со временем будут меняться.

Шаг 4: анализируем.

Цель ясна — выбираем маршрут. Путем сбора и анализа информации из различных источников определяем свою целевую аудиторию и собираем максимум информации о ее ключевых потребностях и особенностях поведения.

На примере нашего филиала этот этап будет включать детальное знакомство с конкурентами, изучение статистики продаж и прогнозов на будущие периоды.

Шаг 5: делим на части.

На этом этапе глобальная задача разбивается на ряд небольших целей, по каждой из которых прописывается детальный план реализации. Один из самых ответственных этапов цикла управления проектами, ошибки на котором впоследствии могут обойтись компании очень дорого.

В нашем проекте этот этап будет состоять из нескольких частей:

• аренда помещения,
• документальное оформление,
• логистика доставки,
• разработка ценовой политики,
• найм персонала,
• обучение,
• оформление торгового зала,
• программное сопровождение.

Команда запуска проекта работает в полную силу, планируя будущие действия на отдельных участках «фронта».

Шаг 6: оцениваем затраты.

Все действия «обрастают» ценниками. Путем сложения затрат подсчитывается общая стоимость проекта, сопоставляется с цифрами из шага 3 (про уточнение целей) и принимается окончательное решение о реализации проекта, если цифры потенциальной прибыли являются удовлетворительными для руководства компании или инвесторов.

Шаг 7: рисуем схему.

Итогом проделанной работы становится диаграмма, на которой четко видны предельные сроки исполнения отдельных задач и зоны ответственности каждого члена команды с выстроенными между ними горизонтальными взаимосвязями. Цели проектного менеджмента на этом этапе достигнуты, если каждое звено четко представляет свою роль и ответственность в общем процессе.

Мы рассмотрели лишь краткую схему современного управления проектами. Проектный менеджмент — куда более глубокое понятие, требующее внимательного изучения и практики.