Пять вопросов о новом кадровом ЭДО: поправки уже внесли в ТК

Трудовой кодекс дополнили новой статьёй 22.1 «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений» (Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ). Большинство кадровых документов теперь можно вести только в электронном виде без дублирования на бумаге.

Новшество может повысить скорость работы компаний и сократить расходы. Подписать электронный документ можно удалённо, не тратясь на бумагу и почтовые отправления. Разберёмся в пяти распространённых вопросах нововведения.

1. Какие документы можно вести только в электронном виде

В перечень вошли порядка 30 документов. Среди них трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор. Также в только в электронной форме можно оформлять отпуска, командировки, документацию по ОТ и т.д.

Работодатели могут сами выбрать, какие документы будут электронными, а какие оставить в бумажной, для каких именно структурных подразделений ввести электронный документооборот.

2. Как перевести сотрудников на ЭДО

Порядок и способы получения согласия (или отказа) сотрудников о переходе на электронный документооборот следует закрепить в локальных нормативных актах.

О переходе на ЭДО работодатель должен уведомить сотрудников (лиц, поступающих на работу). Те, в свою очередь, вправе отказаться.

Если более 50% штата согласится на переход, можно распространить ЭДО на всех сотрудников, если такой порядок предусмотрен коллективным договором.

Если за переход проголосуют менее 50% сотрудников или в коллективном договоре такого правила нет, несогласные работники могут продолжить пользоваться бумажными документами.

Права на отказ не будет у сотрудников, которые после 01.01.2022 трудоустроились впервые в жизни.

3. Где вести электронный документооборот

Для кадрового документооборота работодатели могут использовать собственную информационную систему, соответствующую требованиям ТК РФ, так и единую цифровую платформу «Работа в России» и портал Госуслуг.

4. Как подписывать

Подписывать электронные документы можно усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) или усиленной неквалифицированной подписью. Трудоустраивающиеся сотрудники вправе использовать УКЭП, полученную ранее самостоятельно.

Особый режим подписания предусмотрен для особо значимых кадровых документов в информационной системе работодателя.

5. На какие документы не распространяются новые правила

В законе об электронном документообороте для ряда документов есть исключения. На бумаге необходимо дублировать:

• трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности;
• приказы (распоряжения) об увольнении;
• акты о несчастном случае на производстве;
• документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда.

Большинство поправок действуют с 22 ноября 2021 года.

Узнайте, как оптимизировать систему электронного документооборота. О современных требованиях ведения делопроизводства расскажем на курсе повышения квалификации: «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией».