Отлаженная система работы специалиста договорного отдела с документацией облегчит финансовое планирование, ускорит оборот средств, уменьшит дебиторскую задолженность и поможет избежать судебных споров, как с государственными органами, так и с контрагентами.
Организуем систему договорной работы в 7 этапов
Придерживайтесь семи этапов при организации системы договорной работы в компании:
- Проанализируйте бизнес-процессы предприятия. Особое внимание следует уделить имевшим место проблемам, судебным спорам, претензионной переписке.
- Разработайте формы договоров и отчетной документации.
- Разработайте алгоритма договорного документооборота в связи с созданием, корректировкой, заключением и исполнением договоров. Определите зоны ответственности дирекции, бухгалтерии, секретариата, исполнительного персонала и других подразделений.
- Разработайте рабочие и должностные инструкции по договорной работе.
- Проинструктируйте персонал, вовлеченный в договорной документооборот.
- Внедрите системы автоматизации договорной работы.
- Проведите аудит. Следует обратить внимание на корректность работы системы, выявить проблем
Организовать работу с договорами можно в соответствии с одним из двух принципов:
- Централизованный подход. В компании существует специальное структурное подразделение или рабочая группа, которая непосредственно занимается договорами. Исполнитель должен только принести договор, а вот согласование, учет и хранение будут осуществлять специалисты отдела.
- Децентрализованный подход. В данном случае исполнители работают с договорами самостоятельно, они принимают все ответственные решения. Однако хранить все оригинальные экземпляры договоров необходимо в специальном структурном подразделении (у секретаря, юриста, в канцелярии и пр.).
- Смешанный подход – выполнение части операций: прием и обработка поступающих и отправляемых, внутренних документов, их регистрация, контроль и др. осуществляет центральная служба ДОУ, а создание, систематизация, хранение и передача документов в архив ложится на плечи структурных подразделений.
Договорная работа в организации будет осуществляться быстро и качественно, если компания наймет специалиста договорного отдела юридической квалификации. Правовой опыт пригодится при решении спорных вопросов в суде.
Этапы договорной работы, о которых стоит помнить специалисту
Каждый договор проходит определённый «жизненный» цикл. Каждый его этап предусматривает набор соответствующих действий со стороны специалиста договорного отдела. Рассмотрим их:
- подготовка к заключению договор (согласование всех условий со сторонами, заключающими договор);
- заключение договора (непосредственное оформление документов);
- исполнение договора (оплата, учет, контроль за ходом выполнения договора).
Требованиями к специалисту договорного отдела
Для данного сотрудника необходимо разработать должностные инструкции и включить в рабочие обязанности следующие функции:
- подготовка проектов договоров, мониторинг их заключения и контроль исполнения;
- рассмотрение претензий, поступающих от сторон договора (отправка претензий в отношение контрагента);
- информирование об ответственности за нарушение договорных обязательств;
- проверка документов, предоставленных сторонами, подготовка заключения и составление протоколов возражений по отдельным условиям договоров;
- разрешение возникающие вопросов в досудебном порядке;
- ведение списка данных о сторонах отношений;
- изучение новинок в законодательстве в области договорного права, практики заключения договоров.
В случае неисполнения задач и функций специалиста договорного отдела следует привлечь к ответственности.
Как автоматизировать договорную работу
Договорная работа в организации будет осуществляться быстрее, если использовать автоматизированные системы управления. Это также поможет более рационально распределять ресурсы компании: экономить денежные средства, следить за своевременностью исполнения договоров, контролировать дебиторскую задолженность и срок платежей, исключить подписание договоров, не согласованных с необходимыми службами.
В первую очередь обратите внимание на рабочие приложения. Они должны обеспечивать:
- динамическое назначение ответственного за ту или иную стадию договорного процесса;
- отправку заинтересованным лицам уведомлений о событиях по предварительно заданным правилам. (например, по ссылке на карточку c текстом договора, требующего согласования);
- возможность моделировать бизнес-процесс;
- ролевую организацию процессов (сотрудники предприятия должны иметь возможность участвовать в бизнес-процессе в разных качествах);
- поддержку версионности моделей бизнеса.
Обратите внимание на наличие на возможности интеграции с финансовой системой, где накапливаются данные по исполнению финансовой части обязательств по договорам.