К концу 2024 года 95% передаваемых счетов фактур, не отнесённых к гостайне и 70% транспортных и товарных накладных должны перейти в электронный формат. Объём бумажной документации, подаваемой в ФНС, должен ежегодно уменьшаться на 10%. Такую установку дала ФНС РФ.
Когда электронный документооборот необходим
Пока электронный документооборот (ЭДО) не является обязательным требованием для всех компаний. Обязательная электронная отчётность 2022 году потребуется, например, при работе с маркированными и прослеживаемыми товарами, в электронном виде сдают бухгалтерскую отчётность компании, которые по законодательству обязаны вести бухучёт, налоговую отчётность по всем налогам — организации с численностью работников свыше 100 человек. Работодатели с численностью работников свыше 10 человек в электронной форме сдают СЗВ-М, СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС.
Но и в других областях переход на систему электронного документооборота довольно выигрышен. СЭД позволяет редактировать и хранить файлы, контролировать выполненную сотрудниками работу, в том числе и дистанционно — с помощью мобильного устройства.
Информация систематизируется в единый последовательный поток. Оптимизируются многие важные процессы, от заполнения типовых форм и различных отчётов до коммуникации, а количество ошибок сокращается вдвое благодаря функциям автоматизации, сводящих к минимуму человеческий фактор.
8 задач, которые позволяет решить СЭД
У системы электронного документооборота есть минимум восемь важных функций:
-
Работать с любыми видами документации: офисными документами, отчётами, договорами, корреспонденцией, электронными письмами.
- Выполняет основные функции: регистрацию, учёт, контроль.
- Упрощает работу с документами. ЭДО содержит готовые шаблоны документов, также в нём можно создавать и свои.
- Удобно хранить файлы и управлять ими. СЭД — это своеобразный электронный шкаф, где хранятся документы. Бумажные документы можно отсканировать и сохранить в электронном виде. А индексация и фильтры позволяют оперативно найти любую необходимую документацию.
- Экономит время. ЭДО сокращает время различных рабочих процессов и процессов утверждения.
- Позволяет планировать бизнес-проекты.
- Повышается безопасность документооборота в процессах просмотра, утверждения и перемещения.
- Можно работать удалённо. Благодаря СЭД, сотрудники могут получить доступ к нужной документации из любого места работы.
Когда стоит задуматься о внедрении ЭДО
Как говорилось выше, СЭД обязательна не для всех компаний, однако о её внедрении стоит задуматься, если:
-
компания работает с большими потоками входящей, исходящей и внутренней документации, её обработка занимает очень много времени;
- из-за длительного прохождения документов сильно тормозится процесс принятия решений;
- растёт число отчётных форм;
- у компании есть проблемы с информационной безопасностью.
Как выбрать систему электронного документооборота
СЭД отличаются алгоритмами обработки информации. Одни предполагают чёткую структуру хранения данных, другие заточены под более гибкую работу. В целом, каждая СЭД служит для определённой цели, однако могут быть и схожие элементы. Вот пять наиболее распространённых видов:
-
электронный архив — подходит для хранения большого объёма данных, позволяет быстро находить файлы, но функций для полноценного документооборота в такой системе недостаточно.
- workflow — подходит для автоматизации большого количества повторяемых задач, обладает функционалом для обмена документами, позволяет присваивать статусы, создавать рассылки и т.п.
- коллаборативные — поддерживает разные форматы, позволяет гибко настроить рабочий процесс.
- гибридные — совмещают функции нескольких видов систем, организация сама может выбрать алгоритм работы.
- системы с функциями CRM — кроме работы с документами, позволяют храниться данные о взаимодействии с клиентами.
Критерии выбора СЭД зависят, в первую очередь, от потребности компании. Например:
-
Количество сотрудников, которые будут пользоваться ЭДО. Будет ли к нему доступ у всех работников, или нужно ограничиться одним отделом или определённой группой.
- Необходимость организовать доступ к файлам для удалённых сотрудников.
- Нужно упорядочить существующие рабочие процессы и организовать новые.
- Нужно отказаться от бумажных носителей в целях экономии
- На работу с бумажными документами тратится слишком много времени.
И, наконец, нужно определить, какую систему вы хотите — облачную или локальную. Для локальной системы потребуется дополнительное оборудование и персонал для управления системой. Облачная система, в отличие от локальной, не требует покупку и содержание оборудования. Расходы по поддержке инфраструктуры ложатся на поставщика ПО.
В таблице 1 приведены характеристики наиболее известных систем электронного документооборота.
Таблица 1. Характеристики СЭД
СЭД
|
Описание
|
1С:Документооборот
|
Вся работа с документами происходит в режиме автоматизации. Помогает оптимизировать взаимодействие между сотрудниками, а руководству позволяет контролировать рабочее время.
Обладает сравнительно невысокой стоимостью и проста в использовании.
|
СЭД «Дело»
|
Включает полный набор инструментов. Позволяет контролировать оборот документации и справляться с максимальными нагрузками.
Можно работать удалённо посредством мобильного приложения. Создавать договорной процесс, контролировать задачи и поручения, собирать и сохранять все обращения.
Всю документацию можно сохранить в архиве.
|
Directum
|
Позволяет сохранить всю документацию компании, управлять ей, контролировать работу офисных сотрудников
Обеспечивает конфиденциальность информации посредством кодировки и шифрования
|
LanDocs
|
Позволяет управлять документами в крупных компаниях. Есть функция корпоративного поиска по реквизитам.
К программе можно подключить сотрудников, работающих в разных филиалах.
Есть возможность пакетного сканирования бумажной документации.
|
Docsvision
|
Обладает настраиваемой панелью инструментов, лентой команд, поисковых шаблонов, можно применять преднастроенные темы.
Можно комментировать ссылки и проектировать карточки задания.
Сквозные связи между документами отображаются в виде дерева.
Есть полнотекстовый поиск из единой строки.
|
Optima WorkFlow
|
Обладает интуитивно понятным интерфейсом и удобным поиском. Можно настраивать стили оформления приложения, выводить в опись документы и область просмотра реквизитов и изображений.
При создании поручения можно проектировать карточку задания.
Сквозные связи между документами визуализируются в виде дерева.
|
«Кодекс: Документооборот»
|
Предназначена для автоматизации документооборота и делопроизводства в органах госвласти и других организациях.
Работать можно с документами любого типа. Поддерживается полный «жизненный цикл» документа: создание, согласование, утверждение, рассылка, исполнение, опубликование, архивное хранение. Для входящих, исходящих и внутренних документов можно сформировать бланки. Позволяет решить вопрос электронного опубликования официальных документов.
Можно работать как локально, так и в корпоративной сети.
|
OpenText
|
Подходит для крупных организаций с миллионным объёмом документов.
Позволяет управлять бизнес-процессами, архивами. Обладает широкими интеграционными возможностями.
Одна из отличительных возможностей — бесшовная интеграция с продуктами SAP.
|
БОСС-Референт
|
Одно из старейших решений на отечественном рынке в классе ЕСМ (Enterprise Content Management).
Ориентирована на средний и крупный бизнес, широко используется в государственных и муниципальных структурах.
Позволяет минимизировать однотипные механические операции, связанные с копированием и переносом информации из одних документов в другие, переводить информацию в электронный формат, отслеживать эффективность работы отдельных структурных подразделений.
Обладает лёгким и удобным интерфейсом, высокой безопасностью данных, различными вариациями работы: через клиента Lotus, и через web.
Позволяет создать единый центр администрирования СЭД.
|
Выбирая конкретную СЭД, нужно точно понимать, для каких именно целей она внедряется. Следует исходя из количества документов и пользователей, возможности масштабирования, требуемого функционала. Убедитесь, что система не будет конфликтовать с другим, используемым в компании ПО. Изучите опции, примеры использования, почитайте отзывы.
Как выбрать конкретную СЭД, подробнее о возможностях, характеристиках, а также обо всех аспектах работы службы документационного обеспечения, расскажем на курсе повышения квалификации: «Повышение эффективности работы службы документационного обеспечения управления».