Документ нужен, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. В нем указываются реквизиты, подтверждающие деловую деятельность.
Документ нужен, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. В нем указываются реквизиты, подтверждающие деловую деятельность.
Документ нужен, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. В нем указываются реквизиты, подтверждающие деловую деятельность.
Документооборот в организации представляет собой движение бумаг между сотрудниками и отделами, от момента создания и отправки до получения. Разберемся, как организовать документооборот правильно.
Начальники-ретрограды с ассистентами и делопроизводители обожают плодить документы — раздувшаяся организация службы ДОУ тормозит производство, а нужную бумагу порой сложно найти. В таких условиях эффективный документооборот необходим.
Основные его преимущества:
Так любой сотрудник без подготовки найдет моментально нужную бумагу.
Маршрут документов поможет избежать бардака с бумагами. Чтобы строить маршруты, узнайте:
Узнайте, кто в организации службы ДОУ имеет право рассматривать документы, а кто — согласовывать и подписывать. Есть три способа описать маршрут:
После разработки маршрута проанализируйте его — у всех остановок и перемещений должен быть смысл. Посмотрите, можно ли избавиться от лишнего звена в цепочке. Проконсультируйтесь у сотрудников и руководителя, задайте им вопросы, как организовать документооборот.
Чем больше участников — тем длиннее путь прохождения документа. Помните, что участник процесса может выполнять как роль исполнителя, так и руководителя, так что часть функций можно объединять.
Маршруты документов фиксируются в локальном документе — табеле форм. В нем указаны все документы, которые можно применять в организации, дана характеристика основных этапов их подготовки и прохождения.
Наиболее полно эффективный документооборот отражается с помощью блок-схем. В них описаны отдельные звенья в виде блоков, соединенных стрелками. Для их создания есть как специальное ПО, так и стандартный MS Word.
Эффективная блок-схема (рисунок 1) помогает правильно выстроить логику процесса за счет наглядности. Так станет понятно, кто, когда и что делает. Грамотную схему характеризует:
Рисунок 1. Пример блок-схемы документооборота.
Используйте общепринятые назначения фигур:
Полный перечень изложен в ГОСТ 19.701-90. Там можно найти рекомендации по классическим правилам визуализации.
Участники курса получат не только обзор нормативной документации, но и подробно разберут все аспекты работы службы документационного обеспечения. Научатся разрабатывать локальные нормативные акты и регламенты компании, документы различного характера, получат навыки архивного дела и узнают об особенностях электронного документооборота и архивирования.
Вы сможете выбрать только актуальные для вас темы.