Аудит кадровых документов своими силами. Проверки кадровой службы: ГИТ, МВД, Роскомнадзор

День 1.

Аудит кадровых документов своими силами.

Внутренний кадровый аудит: проверяем кадровые документы и процедуры с учетом последних изменений трудового законодательства.

• Порядок организации и проведения внутреннего аудита кадровой документации.
• Документальное оформление результатов аудита.
• Процедура приема-передачи дел в кадровой службе.
• Проверяем локальные нормативные акты (ЛНА) организации: обязательные ЛНА, ЛНА, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах, анализ соответствия ЛНА требованиям трудового законодательства.

Аудит кадровых процедур.

• Подбор и прием на работу персонала.
• Проверяем объявления о вакансиях.
• Анализ документов (обязательных, с учетом специфики), предъявляемых при заключении трудового договора для определения деловых качеств кандидата.
• Проверка трудового договора на соответствие трудовому законодательству РФ (обязательные и дополнительные условия.
• Ошибки при установлении места работы, рабочего места, трудовой функции, заработной платы.
• Особенности оформления срочного трудового договора.
• Новое требование к указанию условий труда на рабочем месте.
• Порядок уведомления о приеме на работу бывших государственных и муниципальных служащих.
• Особенности оформления, дополнения, исправления личной карточки Т-2.
• Выдача копий документов, связанных с работой.
• Проверяем порядок оформления изменения условий трудового договора, переводов работников: необходимые кадровые документы, ошибки, допускаемые работодателями при изменении условий трудового договора.
• Проверяем прекращение трудового договора: документы-основания к приказам на увольнение, проверка соблюдения порядка увольнения работников по собственному желанию, по соглашению сторон, в связи с истечением срока трудового договора, отдельные основания увольнения по инициативе работодателя.
• Проверяем правильность предоставления отпусков: ежегодный основной оплачиваемый отпуск: ошибки при составлении графика отпусков, требование к извещению о дате начала отпуска, приказ на отпуск, практические рекомендации к документальному оформлению предоставления ежегодного основного оплачиваемого отпуска.
• Проверяем трудовые книжки работников: наличие ответственного должностного лица, учет трудовых книжек, учет выдачи трудовой книжки работникам.
• Проверяем журналы регистрации и их ведение.
• Выявление нарушений, ошибок или несоответствий требованиям закона в оформлении, систематизации и хранении кадровой документации.
• Ответственность работодателей за нарушение трудового законодательства.

День 2.

Проверки кадровой службы 2025: ГИТ, МВД, Роскомнадзор. Алгоритм действий при проверках надзорных органов.

Проверки ГИТ.

• Правила проведения проверок по закону № 248-ФЗ от 31.07.2020 г. «О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в РФ». Виды профилактических мероприятий. Виды контрольно-надзорных мероприятий.
• Отмена моратория на плановые проверки с 01.01.2025 г. — как это отразиться на проверках ГИТ.
• Расширение комплексного подхода по отраслям и индикаторам риска.
• Положение о надзоре за соблюдением требований Трудового законодательства продление действие до 01.01.2026 г. (Постановление Правительства РФ от 21.07.2021 N 1230), изучаем порядок проведения и плюсы/минусы для работодателя. Профилактический визит и рейдовый осмотр — современная замена плановых и внеплановых проверок. Новый сервис- возможность заказать (пригласить) на профилактический визит инспектора ГИТ.
• Новые индикаторы риска 2024-2025 гг. нарушения обязательных требований трудового законодательства, которые являются основанием для проверки ГИТ. Дополнительное обновление индикаторов рисков в 2025 г.
• Права и обязанности инспекторов при осуществлении контрольно-надзорных функций. Алгоритм подготовки к проверке ГИТ.
• Проведения инспектором ГИТ Аудио/Видео/Фотофиксации проверки. Готовимся к проверке по новым правилам. Проводим «стресс тест» соблюдения компанией обязательных требований по трудовому законодательству.
• Обновленные проверочные листы по надзору за трудовым законодательством в 2024-2025 гг. (Приказ Роструда от 01.02.2022 N 20). Изменения в проверочных листах с 14.05.2024 г. В каких случаях они будут использоваться при проверках ГИТ. Использование проверочных листов для проведения кадрового аудита.
• Массовая невыплата зарплаты свыше одного месяца — основание для проведения внеплановой проверки при жалобах более 10 сотрудников (Постановление Правительства РФ от 10.11.2022 N 2036).
• Электронный надзор за трудовыми взаимоотношениями — мониторинг вместо плановых проверок. Проведение мониторинга на условиях соглашения между Работодателем (контролируемым лицом) и ГИТ (контролирующим органом). Онлайн Инспекция РФ —Электронный инспектор.
• Важные изменения трудового законодательства 2025 г., что в первую очередь проверят: МРОТ, индексация и осуществление выплаты заработной платы, новый порядок мед. осмотров, охрана труда 2024-2025 гг. Изменения в Трудовом кодексе РФ, вступившие в силу в 2025 г.
• Признание отношений следующих из договоров ГПХ-Трудовыми: упрощенный порядок признания, ответственность за уклонение заключения трудового договора. Критерии анализа условий договоров при проверке Государственной инспекции труда. Основания признания отношений трудовыми. Позиция Верховного суда по заключению договоров ГПХ и признанию их трудовыми. Основные нарушения, выявляемые при проверках ГИТ, на что обратить внимание?
• Административная ответственность: какие санкции (штрафы) может применить инспектор и оценка их рисков для работодателя и должностных лиц.
• Разъяснения Верховного суда РФ при привлечении работодателя к административной ответственности. Обзор Пленума Верховного суда РФ от 23 декабря 2021 года № 45 о рассмотрении дел об административных правонарушениях, связанных с нарушением ТК РФ. Изучаем позитивные новшеств: сроки давности, кратность, условия дисквалификации.

Проверка Роскомнадзора.

• Полномочия контролирующих органов. Порядок проведения проверок.
• Порядок организации и осуществления федерального государственного контроля (надзора) за обработкой персональных данных с 01.07.2021г. (Постановление Правительства РФ от 29.06.2021 N 1046). Новые способы и методы проведения проверки; доведение результатов.
• Новые размеры штрафов с 30 мая 2025 г.: «оборотные штрафы» за утечку персональных данных, увеличение ответственности за не уведомление Роскомнадзора (закон от 30.11.2024 N 420-ФЗ).
• Увеличение административной ответственности с 23.12.2023 г., повторное увеличение ответственности в 2024 г. за нарушения законодательства о персональных данных.
• Отсутствие согласия на обработку ПД — штраф от 300тыс.руб на юр. лицо.
• Обновление с 30.08.2024 г. Перечня индикаторов риска нарушения обязательных требований при осуществлении федерального государственного контроля за обработкой персональных данных (Приказ Минцифры России от 15.11.2021 N 1187).
• Передача обезличенных персональных данных в Минцифры с 1 сентября 2025 года (закон от 08.08.2024 N 233-ФЗ). Изучаем новые правила и обязанности операторов.· Проверочный лист по соблюдению требований законодательства о персональных данных с последними изменениями (Приказ Роскомнадзора от 24.12.2021 N 253).
• Порядок оформления письменного согласия на обработку и распространение персональных данных.
• Получение персональных данных работников, соискателей.
• Обработка персональных данных работников: прием сведений, обработка, хранение, уничтожение.
• Обработка персональных данных родственников и иных лиц, имеющих отношение к работникам (детей, родителей, супругов и др.): прием сведений, обработка, хранение, уничтожение.
• Сбор дополнительных персональных данных работника в силу закона (дистанционный труд, электронный документооборот).
• Усиление контроля со стороны Роскомнадзора по защите информации, и соблюдению законодательных требований. Обеспечение безопасности при обработке и хранении персональных данных работников. Сколько и каких документов должно быть при проверках Роскомнадзора.
• Ошибки работодателей, при работе с персональными данными.

Проверки МВД.

• Порядок проведения проверок. Алгоритм действий работодателя.
• Административная ответственность за нарушения при привлечении иностранной рабочей силы. Ежегодное увеличение количества выявленных нарушений и суммы штрафов за незаконное привлечение к труду иностранных граждан, не смотря на уменьшение иностранных работников в период пандемии.
• Важные изменения законодательства о привлечении иностранных граждан к труду в 2024-2025 гг., на что необходимо обратить внимание работодателю.
• Новая Реформа привлечения иностранной рабочей силы: «Режим высылки» с 05.02.2025 г. (Закон от 08.08.2024 N 260-ФЗ). Сокращение сроков пребывания с 1 января 2025 г. (закон № 260-ФЗот 08.08.2024). Указ Президента РФ от 19.08.2024 г. Об оказании гуманитарной поддержки иностранцам. Ограничения по видам деятельности по субъектам РФ в 2025 г. Стоимость патента по субъектам РФ в 2025 г.
• Проект: Реформа привлечения иностранной рабочей силы (получение патентов юр. лицами).
• Конституционный и Верховный Суд РФ об изменении условий труда иностранных работников. Судебная практика по привлечению к административной ответственности за иностранных работников. Возможность снизить размер административного штрафа, по усмотрение суда исходя из обстоятельств дела и уважительных причин.
• Статистические данные о работе МВД (опубликованные) и с иностранными гражданами. Изучение основных тенденций.
• Создание памятки для иностранца (основных действий и обязанностей).
• Ошибки в сфере привлечения и использования иностранных работников.

Проверка соблюдения воинского учета в 2025 г.

• Нормативно-правовая база. Новые правила в воинском учете с последними изменениями: формировании реестра воинского учета.
• Лишение гражданства РФ с 08.08.2024 г. за отсутствие первоначальной постановки на воинский учет.
• Определены мероприятия по вводу в эксплуатацию государственной информационной системы воинского учета (Постановление Правительства РФ от 19.04.2024 N 506). ГИС «Единый реестр сведений о гражданах, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, гражданах, состоящих на воинском учете». С 1 ноября 2024 года в России заработал Единый электронный реестр воинского учета). Сведения в Реестр ВУ подают, в том числе: ФНС России, Росреестр, МВД/ФСБ России, органы местного самоуправления; работодатели, сами военнообязанные граждане.
• Передача Работодателем информации о работников в военкомат (прием/перевод/увольнение) через «Реестр Воинского учета» (закон от 08.08.2024 N 270-ФЗ) — работа через Госуслуги теперь не в приоритете.
• Что необходимо сделать после запуска Реестра воинского учета с 1 ноября 2024 г., чтобы не получить большие штрафы, когда заработает обмет информацией с гос. органами. Увеличение проверок Военкоматами и усиление контроля за ВУ со стороны органов местного самоуправления.
• Повышение верхней границы призывного возраста с 27 до 30 лет c 1 января 2024 г. (закон от 04.08.2023 N 439-ФЗ). Изменение c 1 января 2024 г. предельного возраста пребывания в запасе: кто может подлежать мобилизации (закон 24.07.2023г № 326-ФЗ).
• Документы по организации воинского учета: приказ об организации воинского учета, план работы по ведению воинского учета.
• Инструкция по организации воинского учета. Приказ Министра обороны РФ от 22.11.2021 N 700. Карточка гражданина подлежащего воинскому учету (форма № 10) начало действия 08.01.2022 г.: что делать с личными карточками Т-2. Основная отчетность работодателей в военкомат.
• Увеличение административной ответственности с 1 октября 2023 г. за правонарушения в области воинского учета (закон от 31.07.2023 N 404-ФЗ). Усиление контроля в 2024 году со стороны государственных органов по ведению воинского учета Работодателями уже началось, как правильно действовать при контактах с военкоматами.
• Изменения в трудовом законодательстве, предоставление гарантий и компенсаций работником, мобилизованным на военную службу и членом их семей.

Бронирование граждан, пребывающих в запасе, работающих в организации.

• Нормативно-правовая база специального воинского учета (бронирования) граждан, пребывающих в запасе ВС РФ.
• Новые документы по бронированию принятые летом 2024 г. (Постановление № 766с). Новая критерии бронирования работников с сентября 2024 г. по кодам ВУС.
• Увеличение разовых выплат гражданину за заключение контракта с ВС РФ от регионов. Косвенное «влияние» на бронирование. Изменения в 2024 г. закона 31-ФЗ «О мобилизационной подготовке и мобилизации в РФ».
• Организация бронирования ГПЗ: основные положения по бронированию; виды бронирования, порядок бронирования работников.
• Документы по бронированию, отрабатываемые в организациях
• Работа по содействию по заключению работниками добровольного контракта с ВС РФ. Установление планов по обязательному заключению. Работа органов власти по стимулированию заключения добровольных контрактов среди работников предприятий.

Основные ошибки в воинском учете, ответы на сложные вопросы.