Электронный документооборот: современные требования и решения по организации работы с электронными документами

День 1.

Организация документооборота и электронного документооборота.

• Нормативно-правовое и методическое обеспечение создания и эксплуатации систем электронного документооборота (СЭД). Федеральные законы от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (в ред. от 19.12.2022, с изменениями, вступившими в силу в 2022 году), постановления Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», от 06.09.2012 № 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти» и др., национальные стандарты по управлению документами: ГОСТ Р 15489-1-2007, ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008, ГОСТ Р ИСО 22310-2009, ГОСТ Р ИСО 30300-2015 и др.
• Принципы организации документооборота. Понятие о документообороте. Правила организации и критерии оценки. Построение системы потоков информации в организационных процессах. Анализ и оптимизация движения документации.
• Внутренний и внешний документооборот. Реализация в СЭД. Единая система организации работы с документами. Способы идентификации отправителя. Права доступа к документам и файлам. Проверка прав доступа.
• Приём и предварительная обработка поступающих документов. Приём электронных документов и сообщений. Предварительное рассмотрение поступающих документов, полномочия секретаря или службы делопроизводства. Регистрация документов. Перечень регистрируемых и нерегистрируемых документов. Направление документов на исполнение. Работа исполнителей с копиями поступивших документов в СЭД.
• Контроль исполнения документов и поручений. Типовые и индивидуальные сроки исполнения. Полномочия ответственных исполнителей. Контроль исполнительской дисциплины, справки и сводки по срокам, исполнителям и подразделениям. Формирование показателей оценки деятельности.
• Обработка и регистрация отправляемых документов. Обмен электронными сообщениями. Требования к электронным сообщениям. Переписка по электронной почте.
• Анализ документооборота, учет объёма документооборота, справки и сводки об объёме документопотоков в бумажной и электронной форме.

День 2.

Требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов.

• СЭД как инструмент управления документами. Электронные документы в деловой деятельности. Юридическая значимость электронных документов. Требования международных стандартов.
• Электронная подпись. Виды подписей. Особенности использования электронной подписи. Делегирование электронной подписи. Порядок получения электронных подписей и замены сертификатов подписи. Организация обмена юридически значимыми документами: с государственными организациями, между организациями всех форм собственности.
• Функциональные требования к СЭД. Подсистемы, необходимые для успешного функционирования системы электронного документооборота. Проблемы импортозамещения. Внедрение/модернизация СЭД. Служба делопроизводства — «менеджер» ресурса.
• Автоматизированные системы управления документами как основа повышения эффективности работы управленческого аппарата. Главные функции СЭД и сервисы централизованного управления СЭД. Варианты реализации СЭД для территориально-распределенных организаций.
• Критерии выбора системы электронного документооборота. Обоснование выбора оптимального варианта СЭД. Методика и практические рекомендации по выявлению лучших для своей компании вариантов СЭД. Чек-лист по выбору системы электронного документооборота. Достоинства и специфика различного программного обеспечения. Анализ рынка СЭД и предложений вендеров по реализации требований бизнес-пользователей.
• Информационная безопасность в системе электронного документооборота организации.
• Обеспечение конфиденциальности, доступности и целостности документов в СЭД. Защита персональных данных в соответствии с ФЗ № 152.
• Практические вопросы внедрения электронного документооборота в организации. Анализ лучших практик российских компаний по эффективному внедрению и эксплуатации СЭД, СУД (системы управления документами) и КИС (корпоративной информационной системы).
• Системы МЭДО. Электронное правительство. Перспективные направления, пути и технологии развития СЭД.

День 3.

Электронный архив организации и архив НТД: соблюдение требований, практические вопросы организации и технического обеспечения.

• Понятие электронного архива и его виды.
• Технологии организации электронных архивов.
• Хранение оцифрованных документов на физически обособленных носителях записи, в составе информационной системы электронного архива.
• Оцифровка бумажного архива. Целесообразность и перспективы оцифровки. Электронный дубликат архивного документа. Конвертация документов. Электронные дубликаты документов на бумажном носителе. Перевод документов в электронную форму (сканирование, распознавание, идентификация и маркировка). Придание юридической значимости ЭД. Организация процесса передачи оцифрованных документов. Проблемы организации электронных архивов (форматы электронных документов, выбор сканера и пр.)
• Организации архивного хранения электронных документов в корпоративной информационной системе.
• Системы автоматизации архива: плюсы и минусы
• Понятие архива НТД. Отличительные особенности.
• Состав архива НТД.
• Электронный архив научно-технической документации (НТД) как часть корпоративной информационной системы (КИС). Особенности электронного архива НТД.
• Особенности экспертизы ценности электронных документов.
• Уничтожение электронных документов.