Современные технологии делопроизводства, архива и электронного документооборота

День 1.

Организация делопроизводства, как основа внедрения электронного документооборота.

Организация делопроизводства в соответствии с современными требованиями.

• Нормативная и методическая база делопроизводства и архивного дела. Национальные стандарты по управлению электронными документами.
• Требования профстандартов к квалификации сотрудников службы ДОУ.
• Термины и определения в области делопроизводства и архивного дела.
• Структура инструкции по делопроизводству: разделы, содержание, оформление.
• Значение правильного оформления реквизитов документов.
• Правила оформления документов, имеющих юридическую силу.
• Оформление приложений, копий, выписок из документов.
• Примерные приложения, необходимые для включения в инструкцию по делопроизводству.

Правила составления распорядительных документов и деловых писем.

• Понятие приказа и его отличие от распоряжения.
• Виды приказов, особенности каждого вида.
• Составление и оформление приказа по основной деятельности: бланк, составление текста поручений, приложений к приказам, отмена, аннулирование, признание утратившими юр. силу.
• Основные требования к деловым письмам: оформление, стилистика текста, структура текста, обращения и заключительная формула вежливости, правила построения предложений. Типичные ошибки в текстах деловых писем.

День 2.

Организация работы с документами в текущей деятельности и в архиве.

Принципы организации документооборота в традиционных и электронных системах.

• Понятие о документообороте. Правила организации и критерии оценки.
• Понятие электронного документа, электронной копии, электронного сообщения.
• Электронная подпись. Главные изменения в применении электронной подписи и МЧД в 2023 году. Поправки в федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Виды подписей. Особенности использования электронной подписи. Делегирование электронной подписи. Организация обмена юридически значимыми документами: с государственными организациями, между организациями всех форм собственности.
• Включение документов на бумажных носителях в систему электронного документооборота.
• Состав реквизитов электронной карточки.
• Приём и предварительная обработка поступающих документов. Приём электронных документов и сообщений. Предварительное рассмотрение поступающих документов, полномочия секретаря или службы делопроизводства. Регистрация документов. Перечень регистрируемых и нерегистрируемых документов. Направление документов на исполнение. Работа исполнителей с копиями поступивших документов в СЭД.
• Работа исполнителей с внутренними документами. Регламентация процедуры согласования проектов документов. Параллельное и последовательное согласование. Полномочия исполнителей и руководителей подразделений.
• Контроль исполнения документов и поручений. Типовые и индивидуальные сроки исполнения. Полномочия ответственных исполнителей. Контроль исполнительской дисциплины, справки и сводки по срокам, исполнителям и подразделениям.
• Обработка и регистрация отправляемых документов. Обмен электронными сообщениями.
• Анализ документооборота, учет объёма документооборота, справки и сводки об объёме документопотоков в бумажной и электронной форме.

Принципы организации оперативного и архивного хранения электронных документов.

• Правила архивного хранения документов для организаций различных форм собственности.
• Разработка номенклатуры дел организации
• Принципы формирования дел.
• Правила формирования электронных дел.
• Включение электронных дел в номенклатуру дел организации.
• Трудные случаи определения сроков хранения документов и дел.
• Порядок передачи бумажных документов в архивохранилище.
• Нормативно-правовое обеспечение электронных архивов и принципы их организации.
• Организация архива в территориально-распределенной компании. Создание примерной номенклатуры дел.

День 3.

Создание электронного внешнего и внутреннего документооборота.

Подготовка к внедрению электронного документооборота.

• Понятие системы электронного документооборота, а также принципы построения ЭДО и МЭДО.
• Нормативно-методическая база применения электронных документах при организации внешнего электронного документооборота.
• Внесение изменений в инструкцию по делопроизводству при организации электронного документооборота.
• Понятие проекта. Этапы проекта, критерии выбора СЭД. Методика внедрения СЭД. Роль службы делопроизводства в реализации проекта.
• Различия в назначении Инструкции пользователя СЭД и Инструкции по делопроизводству.
• Регламенты бизнес-процессов: кто разрабатывает, кто участвует, как вносятся изменения.

Управление проектами по внедрению системы ДОУ.

• Выбор системы электронного документооборота.
• Достоинства и специфика различного программного обеспечения.
• Современная практика и оценка качества СЭД. Обоснование выбора оптимального варианта СЭД. Анализ рынка СЭД и предложений вендеров по реализации требований бизнес-пользователей. Способы и нюансы интеграции различных приложений в рамках выбранной СЭД. Методика и практические рекомендации по выявлению лучших для своей компании вариантов СЭД.

Информационная безопасность в системе электронного документооборота организации.

• Обеспечение конфиденциальности, доступности и целостности документов в СЭД.
• Защита персональных данных в соответствии с ФЗ № 152.

Новые технологии в применении систем электронного документооборота.

• Проблемы интеграции СЭД в информационное пространство компании. Современное видение КИС.

Мотивация сотрудников предприятия при реализации возможностей СЭД.

Внедрения электронного документооборота в организации.

• Анализ лучших практик российских компаний по эффективному внедрению и эксплуатации СЭД, СУД (системы управления документами) и КИС (корпоративной информационной системы).