Создание и ведение архива научно-технической документации (НТД) на традиционных и электронных носителях

День 1.

Нормативно-методическая база организации архива научно-технической документации. Состав НТД и сроки ее хранения.

• Законодательство в области архивного дела. Формирование источников комплектования архивов НТД. Особенности архива научно-технической документации. Виды собственности на НТД. Виды научно-технической документации, поступающей на хранение в государственный архив. Обязательность передачи научно-технической документации в государственный архив.
• Правовые и нормативно-технические документы, регулирующие состав и оформление НТД (постановления Правительства Российской Федерации, межгосударственные, национальные стандарты, СНиП (СН/СП), (ГКИНП), СТО 123456RW-144-2021. Федеральный закон об исчерпывающем перечне процедур в строительстве, о типовом проектировании и рабочей документации и др.
• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях (утв. приказом Росархива от 09.12.2020 No 155, зарег. в Минюсте России 12.03.2021 No 62735). Включение документов НТД в ФИС ГНА и ЕГИСУ.
• Обязанность передачи научно-технической документации при смене руководителя, реорганизации, ликвидации, изменении формы собственности организации.
• Понятие и классификация НТД. Специфика НТД. Состав НТД. Определение комплектности НТД при передаче в архив организации.

Учет документов НТД в номенклатуре дел организации. Правила оформления заголовков дел НТД.

• Определение сроков хранения научно-технической документации.
• Обзор Перечня НТД: приказ Росархива от 20.12.2019 N 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения». Сроки хранения договоров в Перечне НТД: теория и практика. Экспертиза ценности НТД. Изменение сроков хранения документов НТД.
• Фальцовка чертежей, переплет (подшивка) документов текстовой документации; нумерация листов единицы хранения; составление внутренней описи; заполнение листа-заверителя; оформление обложки дела.
• Оборудование для хранения НТД.

День 2.

Организация работы технического архива. Учетные документы архива НТД.

• Передача научно-технической документации в архив (технический архив), иное структурное подразделение, организующее хранение НТД в организации. Составление описей дел и актов передачи дел в архив организации. Архивные описи. Различия в оформлении архивной описи дел научно-исследовательской, конструкторской и проектной документации. Схемы построения описей. Научно-справочный аппарат к описи НТД. Обложка описи, лист-заверитель дела, внутренняя опись дел.
• Документы архива НТД. Паспорт архива. Состав учетных документов: инвентарные книги учета; карточки учета документов; книги (журналы) регистрации разрешений на внесение изменений для проектной документации для строительства и программной документации, извещений, предварительных извещений и предложений об изменении для конструкторской и технологической документации. Внесение изменений в проектную документацию. Примеры вариантов внесения изменений: аннулирование и замена листов.
• Проверка наличия и состояния дел. Порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения. Организация работы архива НТД по запросам пользователей.

День 3.

Хранение электронных научно-технических документов на физически обособленных носителях и с использованием информационной системы.

• Понятие электронного документа и электронного архива. Проблемы организации архивного хранения научно-технической документации. Законодательство об электронном хранении документов. Регламентация работы с электронными документами в локальных нормативных актах организации.
• Варианты организации электронного архива: плюсы и минусы. Состав документов электронного архива НТД. Форматы документов и их значение при организации электронных архивов. Рекомендации по работе с научно-технической документацией в электронном виде в структурных подразделениях организации и в архивах организаций. Требования к архивохранилищам электронных документов на съемных носителях. Требования к температурно-влажностному режиму хранения документов на разных носителях.
• Прием на государственное архивное хранение проектной документации на электронных носителях.
• Практические кейсы. Выбор системы автоматизации электронного архива. Архивы технической и строительной документации. Технические решения и их функциональности.