Управляющий документацией. Методы оптимизации документооборота

День 1. Нормативно-методическая база ДОУ.

• Нормативно-методическая база в области ДОУ. Понятие документа, делопроизводства, юридической силы и юридической значимости документов и др. Принципы классификации документов. Государственные стандарты в области делопроизводства.
• Правила оформления реквизитов документов в соответствии с ГОСТ 7.0.97-2016).
• Виды бланков документов и их назначение.
• Реквизиты заголовочной части документа.
• Требования к текстам.
• Требования к реквизитам, фиксирующим организацию работы с документами.
• Согласование, подписание и визирование управленческих документов.

День 2. Современные требования к текстам документов.

• Правила составления основных видов документов.
• Правила составления организационных документов.
• Правила составления распорядительных документов.
• Правила составления справочно-информационных документов.
• Официально-деловой стиль, как подтип русского литературного языка.
• Значение унификации в делопроизводстве. Методы унификации текстов документов.

Современные требования к управленческим документам.

• Понятие документа. Основные термины в области документационного обеспечения управления.
• Виды бланков организации. Разработка альбома унифицированных бланков.
• Правила оформления реквизитов документов в соответствии с ГОСТ 7.0.97-2016.
• Общие правила составления и оформления управленческих документов. Методы унификации текстов документов. Оптимизация состава документов организации в соответствии с ее деловыми процессами. Разработка унифицированных форм документов. Создание шаблонов документов для размещения в системах электронного документооборота организации.
• Составление проектов организационных (стандарты, политики, порядки, положения, методические указания, памятки и др.), распорядительных (приказы, распоряжения, указания и др.), информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные, служебные записки и др.), договорных документов.

День 3. Организация документооборота.

• Порядок работы с документами, схемы документооборота. Использование систем электронного документооборота.
• Ведение базы данных документов организации. Хранение электронных документов и электронных образов бумажных документов.
• Доставка и обработка входящих документов. Каналы поступления документов и оптимизация скорости обработки документов. Особенности обработки поступающих электронных документов. Проверка подлинности электронных документов, поступивших в организацию.
• Выделение документов, не требующих регистрации. Сортировка документов. Предварительное рассмотрение документов.
• Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства.
• Подготовка документов для согласования, подписания, утверждения руководителем. Правила согласования, подписания и утверждения документов. Согласование документов с помощью систем электронного документооборота. Особенности подписания электронных документов электронно-цифровой подписью.
• Обработка и отправка исходящих документов. Сравнение способов отправки корреспонденции.
• Подготовка документов для рассмотрения руководителем. Организация исполнения решений руководителя. Документальное оформление решений руководителя, доведение до сведения работников устных распоряжений руководителя. Координация деятельности по исполнению решений. Контроль исполнения решений руководителя. Корректировка сроков исполнения документов. Современные средства сбора и обработки контрольной информации. Подготовка отчетов о выполнении поручений и решений руководителя.
• Ведение информационно-справочной работы по прохождению документов с использованием систем электронного документооборота. Мониторинг хода исполнения и статуса документа в процессе работы с ним в организации. Формирование и ведение баз данных об организационно-распорядительных документах организации.
• Ведение учета и анализа объема документооборота организации. Методы обследования и оптимизации документооборота.

Организация оперативного хранения документов.

• Систематизация документов в дела. Номенклатура дел. Разработка, согласование и утверждение номенклатуры дел с учетом действующих нормативно-методических документов. Виды номенклатур. Формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения. Виды перечней документов со сроками хранения. Порядок настройки параметров разделов номенклатуры дел в системе электронного документооборота.
• Формирование и оформление дел. Признаки систематизации документов в дела. Форма обложки дела. Особенности формирования электронных документов в дела. Контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела. Обеспечение оперативного хранения дел. Контроль выдачи в оперативное пользование документов организации и их возврата. Обеспечение защиты документов организации от несанкционированного доступа или уничтожения.
• Порядок подготовки дел для передачи в архив. Этапы экспертизы ценности документов. Проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Составление внутренней описи дел для особо ценных документов. Оформление дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Передача дел в архив организации.

День 4. Управление документацией в условиях применения СЭД.

• Нормативно-методическая база.
• Методические документы и национальные стандарты в сфере документационного обеспечения управления.
• Стандартизация управления документацией: международный опыт ИСО и его применение в России. Стандарты в области управления документам.
• Организация разработки локальных нормативных актов и методических документов по документационному обеспечению управления организации.

День 5. Управление проектами по внедрению системы ДОУ.

• Понятие проекта. Особенности проектов в области управления документами.
• Этапы проекта. Инициирование внедрения корпоративной системы электронного документооборота. Руководство проведением анализа и оценки документооборота по всем системам документации, подлежащим включению в корпоративную систему электронного документооборота организации. Организация подготовки технического задания на проектирование корпоративной системы электронного документооборота. Выбор корпоративной системы электронного документооборота, соответствующей задачам организации, и организации-разработчика. Руководство разработкой уровней доступа к информации в корпоративной системе электронного документооборота. Оценка пилотного внедрения, руководство приемкой и полномасштабным внедрением корпоративной системы электронного документооборота. Организация обучения работе в СЭД.
• Методика внедрения СЭД. Проведение анализа действующей системы документационного обеспечения управления организации для определения задач по ее автоматизации. Выявление приоритетных направлений автоматизации документационного обеспечения управления в организации. Подготовка блок-схем, описывающих делопроизводственные процессы и процедуры, принятые в организации. Определение критериев выбора системы электронного документооборота для организации. Подготовка пакета документов, сопровождающих процесс разработки, внедрения и использования системы электронного документооборота организации в сфере документационного обеспечения ее управления. Осуществление тестирования работы системы электронного документооборота и определение задач по ее адаптации к специфике документационного обеспечения управления в организации. Методическое сопровождение процессов внедрения и эксплуатации системы электронного документооборота в организации.
• Рынок систем электронного документооборота и архива. Выбор оптимальной системы электронного документооборота, отвечающей задачам документационного обеспечения управления организации.
• Особенности делопроизводства в условиях СЭД. Функциональные особенности систем электронного документооборота. Анализ и оценка возможностей систем электронного документооборота, разработанных для организации. Формирование требований к разграничению уровней доступа работников организации к документам и информации в соответствии с выполняемыми ими функциями. Особенности делопроизводства в условиях СЭД.